Checklist pour organiser un pique-nique d’entreprise

Un pique-nique d’entreprise demande surtout une bonne coordination entre les invités, le traiteur et l’installation sur place. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu au rangement du buffet. Prévoyez aussi un plan pour la météo, les besoins alimentaires et le refroidissement des boissons. Les dernières vérifications se concentrent sur les livraisons, les tables, les tentes et la vaisselle réutilisable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Confirmer la réservation du lieu
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Définir le nombre final d’invités
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le matériel de pique-nique
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les fruits et légumes
2 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes

Événement

Inspecter le lieu
2 personnes
Réceptionner les livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Déployer les couvertures de pique-nique
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les zones de jeu
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer les activités de jeux
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Mettre en place le buffet des desserts
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Laver et sécher la vaisselle
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 55
Couvertures de pique-niqueqté 8
Nappesqté 6
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 100
Verres à vin réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Assiettes de serviceqté 12
Carafeqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Couteaux à painqté 3
Bacs de stockageqté 12
Papier aluminiumqté 2

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Décoration de tableqté 8
Panneau d’accueil

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Frisbeesqté 4
Jeu de kubb
Mikadoqté 2
Corde de tir à la corde
Jeux de pique-niqueqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 2
Ouvre-boîtesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre final d’invités après la relance, idéalement 5 à 7 jours avant le pique-nique. Utilisez ce chiffre pour calculer les quantités de catering et vérifier les besoins alimentaires.
Ne laissez pas les boissons au dernier moment : mettez-les au frais plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Prévoyez des glacières séparées pour garder une partie des boissons accessibles pendant le repas.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Les tentes de réception, les couvertures et les tables doivent être installées de façon à protéger le buffet et les participants.
Préparez les salades, les fruits et les légumes en avance, mais gardez les aliments sensibles au froid jusqu’au service. Les bacs de stockage et le papier aluminium facilitent le transport et évitent les plats mal couverts.
Faites une inspection du lieu avant l’installation : accès pour les livraisons, emplacement des tables, prises électriques et espace pour les jeux. Comptez aussi les assiettes, bols, gobelets, verres et couverts avant de dresser le buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un pique-nique d’entreprise ?: Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de réserver le matériel nécessaire.
Quand confirmer le nombre final d’invités ?: Demandez les réponses dans un délai précis et arrêtez le nombre final 5 à 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors calculer les quantités de repas et transmettre les besoins alimentaires au traiteur.
Quand préparer les boissons pour un pique-nique d’entreprise ?: Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début du pique-nique, idéalement dès le matin si l’événement commence à midi. Gardez une réserve dans les glacières pour éviter que tout reste à température ambiante.
Que vérifier la veille d’un pique-nique d’entreprise ?: La veille, vérifiez les prévisions météo, les livraisons, le matériel de pique-nique et le matériel de jeu. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, lampes à piles et la quantité de vaisselle disponible.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.