Bedrijfskoers organiseren: complete checklist

Een bedrijfskoers vraagt om meer dan een datum en een mooie route. Je regelt tegelijk deelnemers, verkeersveiligheid, startgroepen, materiaal, catering en een duidelijke taakverdeling. Begin met route, vergunningen en verzekering en werk daarna toe naar inschrijvingen en wedstrijdinformatie. In de laatste week controleer je de route opnieuw, stem je vrijwilligers af en leg je startnummers, formulieren en fietsenmateriaal klaar. Zo voorkom je dat een ontbrekende verkeersregelaar of verlengkabel pas op de koersdag opvalt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route bevestigen
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verzekering controleren
Vergunningen controleren
Route inspecteren
3 personen
Verkeersknelpunten noteren
2 personen
Verkeersregelaars indelen
2 personen
Reservering locatie bevestigen
Catering bestellen
Fietsenrekken reserveren
Hekken en afzetting reserveren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Route opnieuw controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Startnummers en polsbandjes klaarleggen
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Fietsen en materiaal controleren
3 personen
EHBO-materialen controleren
Communicatiekanalen testen
2 personen
Routeborden klaarzetten
2 personen
Afzethekken plaatsen
4 personen
Verkeersborden plaatsen
3 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en fietsenrekken plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietsen naar stalling begeleiden
2 personen
Racebriefing geven
2 personen
Startopstelling begeleiden
4 personen
Koers starten
3 personen
Verkeersposten bemannen
10 personen
Koersverloop registreren
2 personen
Finish doorkomsten registreren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Deelnemers na finish opvangen
3 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet bijvullen
2 personen
Muziek verzorgen
Verkeersposten afbouwen
10 personen
Finishgebied bewaken
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Afzethekken retourneren
3 personen
Fietsenrekken retourneren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Onkosten en bonnetjes verzamelen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 50
Statafelsaantal 6
Fietsenrekkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Prijzentafel

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Schenkkanenaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Startnummersaantal 80
Startnummerhoudersaantal 80
Rondesbordenaantal 5
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Fluoriserende hesjesaantal 20
Fietspompenaantal 3
Gereedschapssetsaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 10
Podiumelementenaantal 3
Bekersaantal 6
Linten voor winnaarsaantal 6
Medaillehoudersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Reddingsdekensaantal 10
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 6
Routekaartenaantal 30
Wedstrijdreglementenaantal 80
Clipboardsaantal 8
Meetlintenaantal 2
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Bannersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 20
Stoepkrijtaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Batterijenaantal 40

Schoonmaak

Afvalknijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route-inspectie niet alleen aan het begin: controleer de route opnieuw in de laatste week en noteer verkeersknelpunten voordat je verkeersregelaars indeelt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de koers. Vermeld startgroepen, startnummer, route, aankomsttijd en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak start- en finishmateriaal per onderdeel compleet: leg startnummers, houders, polsbandjes, rondesborden, stopwatches, klemborden en pennen samen klaar.
Controleer stroom en opstelling voordat catering en geluidsinstallatie arriveren. Tel verlengkabels en stekkerdozen mee en bepaal waar koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken komen.
Maak een weerbesluit met een vast controlemoment, bijvoorbeeld 48 uur vooraf. Controleer dan opnieuw tenten, afzetting, koelboxen en de bezetting van vrijwilligers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfskoers organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locatie, verzekering en vergunningen. Dan houd je tijd over voor inschrijvingen, vrijwilligers, catering en reserveringen van fietsenrekken en afzetting.
Wat moet ik een week voor een bedrijfskoers controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de route, verkeersknelpunten, deelnemerslijst, dieetwensen, startgroepen en vrijwilligersindeling. Bestel of verzamel daarna de laatste boodschappen en controleer fietsen, materiaal en weersverwachting.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bedrijfskoers?: Maak eerst een taakindeling voor route, registratie, start en finish, catering en verkeersbegeleiding. Plan per verkeerspunt minimaal één verkeersregelaar en wijs daarnaast een coördinator aan die tijdens de koers bereikbaar blijft.
Wanneer leg ik startnummers en wedstrijdformulieren klaar?: Leg startnummers, houders, polsbandjes en wedstrijdformulieren uiterlijk de avond ervoor per startgroep klaar. Bewaar een reservevoorraad startnummers en pennen bij de registratie, zodat kleine wijzigingen op de dag zelf geen vertraging geven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.