Checklist pour organiser une course d’entreprise

Une course d’entreprise demande plus qu’un parcours et un chronomètre. Il faut coordonner les inscriptions, les groupes de départ, les bénévoles, la sécurité routière, le ravitaillement et l’accueil sur place. Cette checklist de 74 tâches et 62 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les autorisations, l’assurance ou les besoins alimentaires. Utilisez-la pour suivre la préparation jusqu’au contrôle final des vélos et du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'itinéraire
2 personnes
Établir la liste des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Vérifier l’assurance
Vérifier les autorisations
Inspecter le parcours
3 personnes
Noter les points de congestion routière
2 personnes
Répartir les signaleurs
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Commander le catering
Réserver des râteliers à vélos
Réserver les barrières et le périmètre
Établir le règlement du concours
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les dossards et les bracelets
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Tester les canaux de communication
2 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises et les râteliers à vélos
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accompagner les vélos jusqu’au parking
2 personnes
Donner le briefing de course
2 personnes
Accompagner l’installation de départ
4 personnes
Lancer la course
3 personnes
Tenir les postes de circulation
10 personnes
Enregistrer l’évolution de la course
2 personnes
Enregistrer les passages à l'arrivée
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accueillir les participants à l’arrivée
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
Fournir la musique
Démonter les postes de circulation
10 personnes
Surveiller la zone d’arrivée
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Retourner les barrières de sécurité
3 personnes
Retourner les râteliers à vélos
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rassembler les frais et les reçus
Enregistrer les objets trouvés
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 50
Tables hautesqté 6
Râteliers à vélosqté 8
Poubellesqté 8
Table des prix

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Carafesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Numéros de départqté 80
Porte-dossardsqté 80
Panneaux de toursqté 5
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Gilets fluorescentsqté 20
Pompes à véloqté 3
Kits d'outilsqté 2
Chambres à air de rechangeqté 10
Éléments de scèneqté 3
Gobeletsqté 6
Rubans pour les gagnantsqté 6
Porte-médaillesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Couvertures de survieqté 10
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 6
Cartes d'itinéraireqté 30
Règlement du concoursqté 80
Presse-papiersqté 8
Mètres rubansqté 2
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Bannièresqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 20
Craie de trottoirqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Pilesqté 40

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et l’itinéraire, puis vérifiez les autorisations, l’assurance et les points de congestion routière avant d’envoyer les invitations. Prévoyez cette validation plusieurs semaines à l’avance.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps de traiter les participants, les besoins alimentaires, les numéros de départ et la répartition des groupes.
Attribuez les signaleurs avant le jour J et donnez-leur des gilets fluorescents, un itinéraire imprimé et un moyen de communication. Contrôlez chaque zone où les participants peuvent se croiser ou ralentir.
Réservez ensemble les barrières, le périmètre, les tentes, les tables et les râteliers à vélos. Vérifiez aussi les besoins électriques : rallonges, multiprises, machines à café et système de sonorisation ne doivent pas dépendre d’une seule prise.
La veille, revérifiez l’itinéraire et les prévisions météo, préparez les dossards et les bracelets, puis contrôlez les vélos, les pompes et les chronomètres. Gardez les formulaires, presse-papiers et stylos au même point d’accueil pour éviter les retards au départ.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une course d’entreprise ?: Envoyez les invitations au moins 4 à 6 semaines avant la course. Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant l’événement afin de finaliser les groupes, les repas et les numéros de départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course d’entreprise ?: Prévoyez au minimum 1 signaleur par point de circulation ou de congestion identifié, puis ajoutez une équipe pour l’accueil, le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Faites la répartition définitive 3 à 5 jours avant la course.
Que faut-il vérifier la veille d’une course d’entreprise ?: Revérifiez l’itinéraire, la météo, les réservations et l’alimentation électrique. Préparez aussi les dossards, bracelets, formulaires, chronomètres, gilets fluorescents et pompes à vélo avant la fin de la journée.
Combien de boissons prévoir pour une course d’entreprise ?: Prévoyez au minimum 2 boissons par participant pour le premier ravitaillement, davantage si le parcours est long ou si la météo est chaude. Confirmez la quantité finale après la clôture des inscriptions, 7 jours avant la course.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.