Cómo organizar un recorrido de empresa sin olvidar nada

Organizar un recorrido de empresa requiere coordinar la ruta, los participantes, la seguridad y la logística del punto de salida y llegada. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde confirmar la fecha hasta revisar bicicletas, dorsales y equipos. También contempla permisos, seguro, voluntarios, catering y señalización. Úsala para saber qué debes cerrar con semanas de antelación y qué conviene comprobar de nuevo el día anterior.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y la ruta
2 personas
Elaborar la lista de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Comprobar el seguro
Comprobar permisos
Inspeccionar la ruta
3 personas
Anotar los puntos conflictivos del tráfico
2 personas
Asignar a los reguladores de tráfico
2 personas
Confirmar la reserva del recinto
Pedir el catering
Reservar los aparcabicicletas
Reservar vallas y barreras
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a comprobar la ruta
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Dejar listos los números de dorsal y las pulseras
2 personas
Imprimir formularios del partido
Comprobar las bicicletas y el material
3 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Probar los canales de comunicación
2 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Colocar vallas de delimitación
4 personas
Colocar señales de tráfico
3 personas
Montar el arco de salida y meta
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas y los aparcabicicletas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar la mesa de premios
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Inscribir participantes
4 personas
Repartir dorsales
2 personas
Guiar las bicicletas al aparcamiento
2 personas
Dar la briefing de la carrera
2 personas
Coordinar la formación inicial
4 personas
Iniciar carrera
3 personas
Cubrir puestos de tráfico
10 personas
Registrar el desarrollo de la carrera
2 personas
Registrar las llegadas a meta
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recibir a los participantes al llegar a meta
3 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar premios
3 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Rellenar el bufé de cena
2 personas
Proporcionar la música
Desmontar los puestos de tráfico
10 personas
Vigilar la zona de meta
2 personas

Seguimiento

Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Retirar los carteles de ruta
3 personas
Devolver las vallas de delimitación
3 personas
Devolver los aparcabicicletas
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Reunir gastos y recibos
Registrar objetos perdidos
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 50
Mesas altascant. 6
Portabicicletascant. 8
Papeleracant. 8
Mesa de premios

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 100
Cubiertos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 50
Jarrascant. 8
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Material deportivo

Arco de salida y meta
Dorsalescant. 80
Portadorsalescant. 80
Carteles de vueltascant. 5
Cronómetroscant. 4
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Chalecos fluorescentescant. 20
Bombas de bicicletacant. 3
Juegos de herramientascant. 2
Cámaras de aire de repuestocant. 10
Elementos del escenariocant. 3
Vasoscant. 6
Cintas para los ganadorescant. 6
Portamedallascant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12
Mantas térmicascant. 10
Walkie-talkiescant. 12
Baterías externascant. 6
Mapas de rutacant. 30
Reglamento del concursocant. 80
Portapapelescant. 8
Cintas métricascant. 2
Linternascant. 6

Decoración

Banderas de la empresacant. 12
Bannerscant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 10
Carteles direccionalescant. 20
Tiza para aceracant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de obracant. 4
Bateríascant. 40

Limpieza

Pinzas de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Confirma la ruta y haz una inspección presencial al menos 2 semanas antes. Anota cruces conflictivos, zonas estrechas y cualquier punto donde necesites reguladores de tráfico.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes. Así puedes pedir el catering con cantidades reales y preparar los grupos de salida sin improvisar.
Asigna voluntarios, chalecos fluorescentes y portapapeles por puesto, no solo por persona. Prepara además una lista con teléfonos y funciones para que cada cruce tenga un responsable claro.
Prepara dorsales, pulseras, formularios, carteles de vueltas y bolígrafos como mínimo la víspera. Guarda el material en cajas separadas para recepción, recorrido, avituallamiento y meta.
Revisa la previsión meteorológica y vuelve a comprobar la ruta 24 horas antes. Comprueba también bicicletas, bombas, cronómetros, cables, regletas y el equipo de sonido antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un recorrido de empresa?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ruta, permisos, seguro y recinto. Deja las inscripciones, el catering y la asignación de grupos cerrados entre 7 y 10 días antes.
¿Cuándo hay que inspeccionar la ruta del recorrido?: Haz una primera inspección al menos 2 semanas antes y revisa la ruta de nuevo 24 horas antes. En la segunda revisión confirma obras, tráfico, señalización y los puntos asignados a los reguladores.
¿Cuánta bebida y comida hay que preparar por participante?: Calcula al menos 2 bebidas por persona para la primera hora y añade una reserva del 10 al 15 % según la duración y la temperatura. Pide el catering después de cerrar las inscripciones y las dietas.
¿Qué hay que preparar el día anterior al recorrido de empresa?: Deja listos dorsales, pulseras, formularios, grupos de salida y carteles, y comprueba todo el material técnico. Reserva entre 2 y 3 horas para revisar bicicletas, bombas, cronómetros, sonido, micrófonos y conexiones eléctricas.

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