Bedrijfsjubileum organiseren: checklist en planning

Een bedrijfsjubileum vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum, uitnodiging en buffet. Je regelt tegelijk de gastenlijst, jubilarissen, catering, techniek en de inrichting van de ruimte. Begin met datum en locatie, werk daarna toe naar een definitief programma en controleer in de laatste week alle reserveringen en dieetwensen. Op de dag zelf voorkomen een aparte opbouwplanning, gekoelde dranken en een technische test dat kleine zaken het programma vertragen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers en jubilarissen bevestigen
Reserveringen maken
Cateringmenu samenstellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffetgerechten voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Buffetgerechten op temperatuur brengen
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Programma's neerleggen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Aperitief serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Welkomstwoord aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Fotomateriaal verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerplateausaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Fotowand

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en stuur uitnodigingen pas nadat het programma en de rol van sprekers en jubilarissen grotendeels duidelijk zijn. Zo voorkom je dat je later tijden of onderdelen moet corrigeren.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef het definitieve aantal eters uiterlijk enkele dagen voor het jubileum door aan de catering. Houd een aparte lijst bij voor allergieën en vegetarische of andere menukeuzes.
Test microfoons, speakers, laptop, beamer en projectiescherm vóór de gasten binnenkomen. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer of presentaties, muziek en stroompunten elkaar niet in de weg zitten.
Plan de opbouw in blokken: eerst tafels, stoelen en buffettafels, daarna garderobe en decoratie, en pas daarna servies, dranken en gerechten. Zo blijven spullen voor de keuken en het buffet niet onder de voet lopen.
Maak voor de laatste 24 uur één controlelijst voor boodschappen, gekoelde dranken, naamkaartjes en programma's. Tel servies en glazen per onderdeel na en reserveer extra tijd om materialen naar de locatie te brengen en de ruimte schoon achter te laten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsjubileum organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma, aanmeldwijze en belangrijkste sprekers bekend zijn, zodat je nog tijd hebt om afmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Wanneer moet ik de gastenlijst voor een bedrijfsjubileum definitief maken?: Werk met een voorlopige gastenlijst bij het versturen van de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het jubileum. Geef het definitieve aantal gasten en de dieetwensen daarna direct door aan de catering.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een bedrijfsjubileum?: Reserveer minimaal 3 uur voor een ruimte met tafels, stoelen, buffet, garderobe, decoratie en techniek. Plan de technische test uiterlijk 60 minuten voor ontvangst, zodat je nog tijd hebt om kabels, microfoons of presentaties aan te passen.
Wat moet ik op de dag van een bedrijfsjubileum als eerste controleren?: Controleer eerst de ruimte, stroompunten en opstelling van tafels en stoelen. Test daarna microfoons, speakers, beamer en laptop en zet vervolgens buffet, naamkaartjes, programma's en gekoelde dranken klaar; begin daar minstens 3 uur voor aanvang mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.