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Firmenjubiläum organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Firmenjubiläum braucht mehrere Vorläufe: Erst werden Datum, Ort und Gästeliste festgelegt, danach Einladungen, Programm und Catering. Plane Anmeldungen und Ernährungswünsche ein, bevor du das Menü und die Sitzordnung abschließt. In der letzten Woche prüfst du Technik, Namensschilder, Programme und Einkäufe. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, gekühlte Getränke, Buffet und Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Redner und Jubilare bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Catering-Menü zusammenstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programme ausdrucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Buffetgerichte vorbereiten

    3 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffetische aufstellen

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Buffetgerichte auf Temperatur bringen

    3 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Programme auslegen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Aperitif servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Begrüßungswort ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Jubiläumstorte anschneiden

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

    2 Personen

  • Fotomaterial sammeln

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • ServierplattenAnz. 12
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

  • JubiläumsbannerAnz. 2
  • BallonsAnz. 100
  • BallonständerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 100
  • Fotowand

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei Raumgröße, Bestuhlung, Garderobe und die benötigte Technik für Reden oder Präsentationen.
  • Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Jubiläum und setze eine Rückmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. So bleiben genug Tage, um Absagen, Zusagen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
  • Finalisiere Programm, Redner und Jubilare spätestens 10 bis 14 Tage vorher. Drucke Programme und Namensschilder erst nach dieser Prüfung, damit kurzfristige Änderungen nicht mehrfach Arbeit machen.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofone, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand 2 bis 3 Tage vorher gemeinsam. Lege außerdem Verlängerungskabel bereit und kläre, wer die Technik während der Veranstaltung bedient.
  • Beginne am Veranstaltungstag 3 bis 4 Stunden vor dem Empfang mit dem Aufbau. Stelle Tische, Stühle, Buffetische und Garderobe auf, kühle Getränke und teile die Vorbereitung von Snacks und Buffetgerichten auf mindestens zwei Personen auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Firmenjubiläum planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Gästeliste. Für ein größeres Jubiläum mit vielen Gästen oder externen Rednern sind 3 bis 6 Monate realistischer.
Wann verschickt man Einladungen zum Firmenjubiläum?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist 2 bis 3 Wochen vor der Feier, damit Catering und Namensschilder rechtzeitig angepasst werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Firmenjubiläum?
Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Raum, Bestuhlung, Buffet, Garderobe und Dekoration ein. Für einen Techniktest mit Mikrofonen, Lautsprechern und Beamer solltest du zusätzlich 30 bis 60 Minuten vorsehen.
Wann sollte das Catering für ein Firmenjubiläum feststehen?
Schließe Menü, Mengen und Ernährungswünsche spätestens 10 bis 14 Tage vor der Feier ab. Die Getränke sollten am Vortag gekühlt werden, empfindliche Buffetgerichte erst am Veranstaltungstag.

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