Checklist voor een goed georganiseerde bedrijfsfietstocht
Een bedrijfsfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je regelt tegelijk fietsen, groepsindeling, rustpunten, catering en een plan voor slecht weer. Begin met het aantal deelnemers en hun fietsmaat en conditie; die bepalen hoeveel fietsen, begeleiders en groepen je nodig hebt. Plan de route ruim vooraf, rijd haar voor en leg een alternatief vast. In de laatste week verschuift de aandacht naar reserveringen, dieetwensen, materiaal en duidelijke deelnemersinformatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en deelnemersaantal vastleggen
2 personen
Fietsroute selecteren
2 personen
Fietsroute voorrijden
2 personen
Rustpunten op de route bepalen
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Start- en finishplek bevestigen
Reservering diner bevestigen
Reservering fietsen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Fietsmaat en conditie uitvragen
Deelnemerslijst opstellen
Groepen en fietsbegeleiders indelen
2 personen
Routebestand delen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Dinerdefinitief bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsen en helmen controleren
2 personen
Accu's van huurfietsen opladen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Deelnemerspakketjes samenstellen
2 personen
Event
Starttafel klaarzetten
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Fietsenstalling inrichten
2 personen
Routeborden langs de route plaatsen
3 personen
Rustpunt klaarmaken
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Fietsen uitdelen
2 personen
Helmen en hesjes uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Groepen laten vertrekken
4 personen
Achterblijvers bijhouden
2 personen
Rustpunt bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pechhulp beschikbaar houden
2 personen
Routeborden ophalen
3 personen
Binnenkomst registreren
2 personen
Fietsen terugnemen
2 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afscheid en bedankje verzorgen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Fietsen en helmen retourneren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Borg en gevonden voorwerpen afhandelen
Deelnemers bedankbericht sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Biertafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 50
- Buffettafelsaantal 3
- Statafelsaantal 4
- Fietsenrekkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbare kommenaantal 50
- Herbruikbare glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Lepelsaantal 60
- Opscheplepelsaantal 10
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koks messenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
Apparatuur
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoon
- Powerbanksaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Klembordenaantal 4
- Pennenaantal 30
Sportmateriaal
- Fietsenaantal 45
- Fietshelmenaantal 45
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Fietspompenaantal 4
- Reserve binnenbandenaantal 12
- Bandenlichtersaantal 8
- Multitools voor fietsenaantal 4
- Fietsverlichtingssetsaantal 8
- Routekaarthoudersaantal 6
- Bidonhoudersaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 6
- Zaklampenaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 50
- Routepijlenaantal 30
- Krijtbordenaantal 4
- Naamkaartjesaantal 50
- Stiftenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Rijd de gekozen fietsroute vooraf met de geplande afstand en het hoogteverschil. Noteer minstens twee rustpunten, controleer de bereikbaarheid van het diner en leg een alternatieve route vast voor wegwerkzaamheden of slecht weer.
- Vraag bij de aanmelding niet alleen om aanwezigheid, maar ook naar fietsmaat, conditie en dieetwensen. Gebruik die gegevens om deelnemers in groepen met een fietsbegeleider in te delen en het diner definitief te bevestigen.
- Controleer de fietsreservering uiterlijk één week voor vertrek op aantallen en maten. Test huurfietsen en helmen vooraf; laad accu’s van elektrische fietsen volledig op en leg powerbanks klaar voor routebestanden en telefoons.
- Stuur routebestand en deelnemersinformatie enkele dagen vooraf, met starttijd, start- en finishplek, groepsindeling en contactgegevens. Zet bij de start een tafel klaar met deelnemerspakketjes en routeborden, zodat registratie niet door elkaar loopt.
- Plan de opbouw van start en finish als een aparte klus. Zet partytenten, tafels, fietsenrekken en stoelen vóór aankomst klaar en test mobiele speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat de groep vertrekt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsfietstocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, deelnemersaantal, route en reserveringen. Reserveer fietsen en diner zodra je een realistische deelnemersinschatting hebt; in de laatste week controleer je aantallen, dieetwensen en het weer.
- Hoeveel rustpunten plan je tijdens een bedrijfsfietstocht?
- Plan minimaal één rustpunt per 15 tot 20 kilometer en daarnaast een plek waar deelnemers water of koffie kunnen krijgen. Controleer de locaties tijdens het voorrijden en vermeld ze in het routebestand.
- Wanneer stuur je de informatie voor een bedrijfsfietstocht?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld starttijd, route, groepsindeling, fietsafspraken, kledingadvies, contactpersoon en het verwachte tijdstip van het diner.
- Hoe deel je deelnemers in voor een bedrijfsfietstocht?
- Maak groepen van ongeveer 6 tot 10 fietsers met per groep een fietsbegeleider. Gebruik fietsmaat en conditie als uitgangspunt en controleer op de dag zelf of de groepsindeling nog klopt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!