Checklist pour organiser une sortie vélo d’entreprise

Une sortie vélo d’entreprise demande plus qu’un itinéraire et quelques vélos. Il faut coordonner les inscriptions, les niveaux physiques, les groupes, les pauses, le repas et le matériel de départ. Commencez par fixer la date et le nombre de participants, puis validez le parcours et ses solutions de repli. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à la mise en place des tentes, des vélos et de l’accueil le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le nombre de participants
2 personnes
Sélectionner l’itinéraire cyclable
2 personnes
Reconnaître l’itinéraire cyclable
2 personnes
Déterminer les points de pause sur l'itinéraire
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Confirmer le point de départ et d’arrivée
Confirmer la réservation du dîner
Vérifier la réservation des vélos
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Demander le type de vélo et la condition physique
Établir la liste des participants
Répartir les groupes et les accompagnateurs à vélo
2 personnes
Partager le fichier d'itinéraire
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Confirmer définitivement le dîner
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
Recharger les batteries des vélos en location
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les kits des participants
2 personnes

Événement

Installer la table de départ
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager le parking à vélos
2 personnes
Installer les panneaux de parcours le long du trajet
3 personnes
Préparer le point de repos
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Distribuer les vélos
2 personnes
Distribuer les casques et les gilets
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Faire partir les groupes
4 personnes
Suivre les retardataires
2 personnes
Tenir le point de repos
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prévoir une assistance dépannage
2 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
3 personnes
Enregistrer les arrivées
2 personnes
Récupérer les vélos
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Organiser les adieux et les remerciements

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner les vélos et les casques
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer la caution et les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 50
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Râteliers à vélosqté 6
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 30

Matériel de sport

Vélosqté 45
Casques de véloqté 45
Gilets réfléchissantsqté 12
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 8
Outils multifonctions pour vélosqté 4
Kits d’éclairage pour véloqté 8
Supports de cartes de parcoursqté 6
Porte-bidonsqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 6
Cônes de signalisationqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 50
Flèches de directionqté 30
Panneaux en ardoiseqté 4
Badges nominatifsqté 50
Marqueursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire après une reconnaissance sur place : notez les points de pause, les passages difficiles et un parcours alternatif avant d’envoyer les invitations.
Demandez dès l’inscription le type de vélo utilisé et la condition physique de chacun. Répartissez ensuite les participants en groupes avec un accompagnateur à vélo, plutôt que de faire les groupes au dernier moment.
Confirmez le dîner deux fois : lors de la réservation, puis définitivement après avoir recueilli les besoins alimentaires. Prévoyez aussi l’horaire d’arrivée du groupe pour éviter un service décalé.
Vérifiez les vélos et les casques avant le départ, puis rechargez les batteries des vélos loués la veille. Une batterie externe et des solutions de recharge peuvent éviter une interruption imprévue.
Préparez les panneaux de direction, les kits participants et la table de départ avant l’arrivée du groupe. Installez les tentes, les tables et les porte-vélos suffisamment tôt pour garder au moins 30 minutes de marge.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une sortie vélo d’entreprise ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de reconnaître l’itinéraire, réserver les vélos et le dîner, recueillir les inscriptions et ajuster les groupes.
Quand envoyer les invitations pour une sortie vélo d’entreprise ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant la sortie. Vous pourrez alors confirmer les vélos, les besoins alimentaires et la composition des groupes.
Quelle distance prévoir pour une sortie vélo d’entreprise ?: Prévoyez une distance adaptée au niveau le plus faible du groupe, avec des pauses déterminées à l’avance. Pour une sortie de quelques heures, trois à quatre pauses courtes permettent généralement de contrôler le rythme sans rallonger excessivement le parcours.
Que vérifier la veille d’une sortie vélo d’entreprise ?: Vérifiez la météo, les réservations du dîner et des vélos, l’état des casques, la charge des batteries et la présence des panneaux. Préparez aussi les kits participants et installez le matériel d’accueil assez tôt le jour du départ.

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