Bedrijfsfestival organiseren: checklist en planning

Een bedrijfsfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen catering en een podium. Je regelt tegelijk de locatie, tenten, stroom, techniek, activiteiten, registratie en een programma dat voor alle collega’s werkt. Begin met datum, locatie en leveranciers en werk daarna toe naar plattegrond, draaiboek en personeelsindeling. Deze checklist helpt je om dieetwensen, vergunningen, kabels en koeling niet pas op de laatste dag te ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Leveranciers reserveren
Partytenten reserveren
Muziekapparatuur reserveren
Cateringbestelling plaatsen
Allergieën doorgeven
Vergunningen controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Plattegrond maken
Indeling afstemmen
2 personen
Activiteitenmateriaal inkopen
2 personen
Decoratie inkopen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Draaiboek printen
Vrijwilligers indelen
Welkomstbalie voorbereiden
2 personen
Cateringlevering bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Drankenbar inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades en brood klaarzetten
3 personen
Vegetarische opties markeren
Allergenenkaartjes plaatsen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Activiteiten klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Welkomstbalie bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Muziek bedienen
Verlichting controleren
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drinken afdekken
3 personen
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Voorraad controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Barblad
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 6
Tafelkleedsetsaantal 12
Parasolvoetenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 200
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksniessenaantal 4
Keukentangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 3
Tafeldecoratieaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Krijtbordenaantal 6
Stiftenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Cornholetaantal 2
Touwtrektouw
Estafettestokkenaantal 10
Voetballenaantal 3
Pionnenaantal 20

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf de datum, locatie en belangrijkste leveranciers vast. Partytenten, catering en muziekapparatuur zijn vaak de onderdelen waarvoor je niet zomaar een alternatief vindt.
Verzamel dieetwensen en allergieën bij de aanmelding en stuur de definitieve aantallen minimaal 7 dagen voor het festival naar de cateraar. Houd daarnaast een actuele aanwezigheidslijst bij voor de welkomstbalie.
Maak 1 plattegrond waarop tenten, buffettafels, bar, activiteiten, kabelgoten en stroompunten staan. Controleer of bezoekers veilig kunnen lopen en of verlengkabels geen doorgangen kruisen.
Plan techniek niet alleen op vermogen, maar ook op bediening: wijs minimaal 1 verantwoordelijke aan voor microfoon en speakers en test alle aansluitingen vóór de ontvangst van gasten.
Plan de laatste controle 24 uur vooraf: check het weer, koel dranken, bevestig de cateringlevering en leg naamkaartjes, draaiboek en aanwezigheidslijst bij de welkomstbalie klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, leveranciers en vergunningen. Verstuur uitnodigingen zodra deze basis vaststaat, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en allergieën te verwerken.
Wanneer moet ik de catering voor een bedrijfsfestival bestellen?: Plaats de cateringbestelling zodra het programma en de verwachte opkomst duidelijk zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Geef definitieve aantallen en allergieën uiterlijk 7 dagen voor het festival door.
Wat moet ik regelen voor stroom en geluid op een bedrijfsfestival?: Breng minimaal 2 tot 3 weken vooraf alle stroompunten in kaart en bepaal waar verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten nodig zijn. Test microfoon, microfoonstandaard en speakers uiterlijk 1 dag vooraf op de geplande plekken.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een bedrijfsfestival?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf voor de grote planning en opnieuw 24 uur vooraf voor tenten, aankleding en activiteiten. Leg bij regen of hitte vast wie de indeling en communicatie aanpast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.