Checklist para organizar un festival de empresa sin imprevistos
Organizar un festival de empresa requiere coordinar invitados, proveedores, catering, equipos y personal en un orden claro. Esta checklist reúne 70 tareas y 58 materiales para preparar el evento desde la fecha y el lugar hasta la bienvenida y el cierre. Incluye puntos que suelen quedar para el último momento, como los permisos, la electricidad, las alergias y la refrigeración de las bebidas. Úsala para repartir responsabilidades y comprobar cada avance.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
Reservar proveedores
Reservar carpas de fiesta
Reservar el equipo de música
Realizar el pedido de catering
Comunicar alergias
Comprobar permisos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Hacer el plano
Coordinar la distribución
2 personas
Comprar material para actividades
2 personas
Comprar decoración
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Imprimir el plan de trabajo
Asignar voluntarios
Preparar el mostrador de bienvenida
2 personas
Confirmar la entrega del catering
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar la barra de bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar ensaladas y pan
3 personas
Marcar las opciones vegetarianas
Colocar carteles de alérgenos
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Probar la música
2 personas
Preparar las actividades
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Evento
Atender el mostrador de bienvenida
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Coordinar actividades
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Abrir el buffet
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Controlar la música
Comprobar la iluminación
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Cubrir la comida y la bebida
3 personas
Apagar el equipo de música
2 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas altascant. 8
- Sillas plegablescant. 100
- Mesas de buffetcant. 4
- Encimera de bar
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 6
- Juegos de mantelescant. 12
- Bases para sombrillascant. 4
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 120
- Cuencos reutilizablescant. 120
- Vasos reutilizablescant. 200
- Copas de vinocant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Cuchilloscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Acumuladores de fríocant. 30
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Canaletas para cablescant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Termoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de cocinacant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Papel de aluminiocant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 150
- Cinta para globoscant. 3
- Decoración de mesacant. 12
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Pizarrascant. 6
- Rotuladorescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Material deportivo
- Cornholecant. 2
- Cuerda para tira y afloja
- Testigos de relevocant. 10
- Balones de fútbolcant. 3
- Conoscant. 20
Limpieza
- Escobas de manocant. 4
- Papelelerascant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de contratar carpas, sonido o catering. Comprueba también cuántos puntos de electricidad hay y dónde estarán las mesas, el bar y el buffet.
- Recoge las preferencias dietéticas con las inscripciones y comunica las alergias al catering por escrito. Hazlo con varios días de margen para que el proveedor pueda confirmar opciones y cantidades.
- Publica el programa y asigna voluntarios antes de preparar la bienvenida. Imprime la lista de asistencia, el plan de trabajo y las tarjetas de nombre al menos un día antes.
- Haz el plano teniendo en cuenta los cables, las canaletas y las zonas de paso. Separa la música, el micrófono, el buffet y las actividades para evitar cruces y facilitar el trabajo del equipo.
- Comprueba el pronóstico el día anterior y confirma la entrega del catering y del material. Enfría las bebidas con antelación y coloca las neveras portátiles y los acumuladores de frío antes de que lleguen los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar un festival de empresa?
- Empieza al menos 6 semanas antes si necesitas reservar carpas, sonido, catering y mobiliario. Deja la última semana para confirmar asistentes, alergias, proveedores, voluntarios y previsión meteorológica.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones del festival de empresa?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y fija un plazo de inscripción de unos 10 días. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, preparar la lista de asistencia y ajustar el pedido de catering.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior al festival de empresa?
- Confirma la entrega del catering, el horario de los proveedores, los permisos y los puntos de electricidad. También conviene imprimir los documentos, preparar la bienvenida y enfriar las bebidas durante las horas previas.
- ¿Cómo se organiza el catering de un festival de empresa?
- Cierra el pedido después de recibir las inscripciones y las alergias, normalmente entre 7 y 10 días antes. Define la ubicación de las mesas de buffet, la vajilla reutilizable, las bebidas y el acceso que tendrá el proveedor.
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