Checklist pour organiser un festival d’entreprise

Un festival d’entreprise demande de coordonner les invités, le programme, les fournisseurs et l’installation au même moment. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : allergies alimentaires, autorisations, alimentation électrique, badges et solution de repli en cas de météo défavorable. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque détail avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Réserver les fournisseurs
Réserver des tentes de réception
Réserver le matériel de musique
Passer la commande traiteur
Indiquer les allergies
Vérifier les autorisations
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Créer le plan
Coordonner l’agencement
2 personnes
Acheter le matériel d’activités
2 personnes
Acheter la décoration
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Imprimer le déroulé
Répartir les bénévoles
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
Confirmer la livraison du catering
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades et le pain
3 personnes
Mettre en évidence les options végétariennes
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Gérer la musique
Vérifier l'éclairage
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Couvrir la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre le matériel audio
2 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 100
Tables de buffetqté 4
Plateau de bar
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 6
Sets de nappesqté 12
Pieds de parasolqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 200
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 30
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Décoration de tableqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 120
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Matériel de sport

Cornholeqté 2
Corde de tir à la corde
Témoins de relaisqté 10
Ballons de footballqté 3
Cônesqté 20

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévoyez une relance au moins 10 jours avant l’événement.
Réservez les fournisseurs, les tentes et le matériel de musique dès que le lieu est fixé. Une vérification deux semaines avant permet encore de corriger une livraison ou un équipement manquant.
Traitez les allergies et régimes séparément dans la commande traiteur, puis vérifiez les quantités avec la liste des inscrits. Gardez la liste actualisée jusqu’à 3 jours avant le festival.
Préparez le plan d’installation avec les tables, le buffet, l’accueil, les activités et les câbles. Contrôlez les points d’alimentation électrique au moins une semaine avant pour éviter les rallonges improvisées.
La veille, imprimez les badges, la liste de présence et le déroulé, puis refroidissez les boissons et confirmez l’heure de livraison du traiteur. Le jour J, répartissez les bénévoles avant l’arrivée du premier invité.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un festival d’entreprise ?: Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant afin de finaliser le traiteur, les badges et l’organisation de l’accueil.
Quand réserver les tentes et le matériel pour un festival d’entreprise ?: Réservez les tentes, les tables, les chaises et le matériel audio dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 6 semaines à l’avance. Contrôlez la réservation et les horaires de livraison 14 jours avant.
Combien de temps avant vérifier la météo d’un festival d’entreprise ?: Consultez les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures avant et le matin même. Cette vérification laisse le temps d’adapter l’installation, les tentes ou le déroulé.
Quand commander le traiteur pour un festival d’entreprise ?: Passez une première commande avec les effectifs prévus environ 3 semaines avant. Confirmez le nombre final de participants, les allergies et les régimes alimentaires 3 à 5 jours avant la livraison.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.