Firmenfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Datum, Ort und Genehmigungen frühzeitig und prüfe anschließend Stromanschlüsse, Zufahrt und den Lageplan. Für Zelte, Catering und Musikanlage solltest du Reservierungen nicht bis zur letzten Woche aufschieben.
• Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche sowie Allergien gesammelt. Übergib die endgültigen Angaben spätestens einige Tage vor dem Festival an das Catering, damit Sonderportionen eingeplant werden können.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Zelte, Tische, Stühle, Empfangstresen, Buffet und Technik brauchen feste Zeitfenster. Prüfe Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Kabelkanäle vor Beginn statt erst während der ersten Ansprache.
• Bereite für den Empfang eine gedruckte Anwesenheitsliste und Namensschilder vor. Teile außerdem Freiwillige mit klaren Schichten ein, damit Empfang, Buffet, Aktivitäten und Abbau durchgehend besetzt sind.
• Kontrolliere die Wettervorhersage am Vortag und am Veranstaltungsmorgen. Getränke sollten rechtzeitig in Kühlboxen mit Kühlelementen stehen; kalkuliere für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und sorge für Nachschub.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Firmenfestival organisieren?

Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Lieferanten. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.

Wann müssen Catering und Allergien bestätigt werden?

Gib die vorläufige Bestellung etwa 3 Wochen vorher ab und melde Allergien sofort nach Eingang der Anmeldungen. Die endgültige Personenzahl und Sonderkost sollten spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Festival bestätigt werden.

Wie viel Technik braucht ein Firmenfestival?

Für Ansagen und Musik gehören mindestens Lautsprecher und ein Mikrofon mit Ständer in die Planung. Prüfe die Anschlüsse am Vortag und kalkuliere pro Technikbereich mindestens ein passendes Verlängerungskabel sowie Kabelkanäle für Laufwege.

Was muss am Tag vor dem Firmenfestival erledigt sein?

Am Vortag sollten Ablaufplan, Lageplan und Anwesenheitsliste gedruckt, Namensschilder vorbereitet und die Cateringlieferung bestätigt sein. Außerdem kannst du Getränke kühlen, Material bündeln und die Wetterentscheidung für Zelte und Aktivitäten treffen.

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