Zo organiseer je een praktische baristaworkshop

Een baristaworkshop staat of valt met de volgorde van je voorbereiding. Regel eerst de locatie, deelnemers en koffieapparatuur; werk daarna het programma en de recepten uit. Plan vervolgens tijd voor testen, boodschappen en het klaarzetten van meerdere koffiestations. Vooral voldoende werkruimte, verlengkabels, melk en schoonmaakmateriaal worden vaak te laat geregeld. Met een deelnemerslijst, werkbladen en naamkaartjes loopt de ontvangst bovendien rustiger.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen openen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Locatie reserveren
6
Koffieapparatuur reserveren
7
Workshopprogramma opstellen
8
Koffierecepten uitwerken
9
Deelnemerslijst afdrukken
10
Werkbladen afdrukken
11
Naamkaartjes maken
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Koffiebonen controleren
15
Apparatuur testen
2 personen
16
Melk en dranken koelen
17
Materialen transporteren
2 personen
18
Ruimte ventileren
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
2 personen
21
Koffiestations inrichten
3 personen
22
Servies klaarzetten
2 personen
23
Ingrediënten klaarzetten
2 personen
24
Presentatietafel inrichten
25
Registratiebalie inrichten
26
Werkbladen klaarleggen
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Workshopprogramma toelichten
31
Koffiebonen presenteren
32
Espresso demonstreren
33
Deelnemers laten oefenen
3 personen
34
Melk opschuimen demonstreren
35
Melkdranken laten oefenen
3 personen
36
Proeverij serveren
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Vragen en afsluiting verzorgen

Nazorg

39
Overgebleven ingrediënten verpakken
2 personen
40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Koffiestations reinigen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Materialen retourneren
2 personen
47
Borg en retouren controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Registratietafel
Presentatietafel

Apparatuur

Espressomachinesaantal 3
Koffiemolensaantal 3
Waterkokersaantal 2
Digitale weegschalenaantal 6
Melkopschuimersaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Keuken

Tampertjesaantal 6
Melkkannetjesaantal 12
Knockboxenaantal 3
Shotglaasjesaantal 12
Maatbekersaantal 6
Theedoekenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Waterkaraffenaantal 4
Dessertbordjesaantal 40
Gebaksvorkjesaantal 40
Theelepelsaantal 40

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Naamkaartjesaantal 32
Welkomstbord
Menukaartenaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Sponzenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per koffiestation genoeg werkruimte voor een espressomachine, koffiemolen, weegschaal, tamper en knockbox. Zet stations vóór de workshop volledig op en test iedere machine met de gekozen koffiebonen.
Werk het programma uit voordat je boodschappen doet. Zo weet je hoeveel koffie, melk, water, kopjes en shotglaasjes nodig zijn voor elke oefening en voorkom je tekorten halverwege.
Open de aanmeldingen op tijd en vraag dieetwensen meteen uit. Verzamel die gegevens uiterlijk één week vooraf, zodat je melk en andere dranken gericht kunt inkopen en koelen.
Reserveer niet alleen espressomachines, maar ook waterkokers, melkopschuimers en verlengkabels. Test alle apparatuur minimaal één dag tevoren op de plek waar ze wordt gebruikt.
Richt registratie, presentatie en oefenstations apart in. Leg werkbladen, naamkaartjes, servies, ingrediënten en schoonmaakmateriaal minstens 30 minuten voor aanvang klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een baristaworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, aanmeldingen en apparatuur. Plan de definitieve boodschappen en deelnemerslijst in de laatste week.
Hoeveel koffiestations heb ik nodig voor een baristaworkshop?: Reken op één station per 3 tot 4 deelnemers als iedereen actief moet oefenen. Bij 12 deelnemers kom je dus uit op ongeveer 3 tot 4 stations.
Wanneer moet ik de koffieapparatuur testen?: Test machines, molens, weegschalen en melkopschuimers minimaal één dag vooraf. Zo houd je nog tijd over om een ontbrekende kabel, maatbeker of ander onderdeel te regelen.
Wat moet ik voor een baristaworkshop koelen?: Koel melk en andere dranken uiterlijk enkele uren voor aanvang, zodat ze tijdens de workshop direct bruikbaar zijn. Zet ook water klaar en controleer vooraf of er genoeg kopjes en glazen zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.