Zo organiseer je een baristaworkshop

Een baristaworkshop staat of valt met de voorbereiding van de werkstations. Leg eerst datum, locatie en baristatrainers vast en verwerk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en deelnemersinformatie. Reserveer de koffieapparatuur en regel transport voordat je boodschappen doet en koffiebonen portioneert. Op de dag zelf richt je per station de machines, molens, weegschalen, melk en kopjes in. Controleer bovendien stroom, water en schoonmaak voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopdatum en locatie vastleggen
2
Baristatrainers vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Deelnemerslijst bijhouden
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Benodigdheden inventariseren
2 personen
9
Koffieapparatuur reserveren
10
Reservering transport regelen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Koffiebonen portioneren
2 personen
14
Werkbladen reinigen
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Deelnemersinformatie versturen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Apparatuur naar zaal brengen
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Werkstations inrichten
3 personen
21
Koffiemachines aansluiten
3 personen
22
Waterreservoirs vullen
2 personen
23
Koffiebonen en melk klaarzetten
2 personen
24
Werkbladen en materialen controleren
2 personen
25
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Workshopprogramma toelichten
29
Espresso demonstreren
30
Deelnemers espresso laten oefenen
3 personen
31
Melk opschuimen demonstreren
32
Cappuccino laten bereiden
3 personen
33
Pauzedrankjes bijvullen
2 personen
34
Koffieproeverij begeleiden
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Latte art demonstreren
37
Latte art laten oefenen
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
40
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Koffiemachines uitschakelen
3 personen
43
Koffiemachines reinigen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Werkstations schoonmaken
2 personen
46
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
47
Meubilair terugplaatsen
3 personen
48
Apparatuur inpakken
3 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Locatie grondig schoonmaken
2 personen
51
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Espressomachinesaantal 3
Koffiemolensaantal 3
Waterkokersaantal 3
Digitale koffieweegschalenaantal 6
Melkthermometersaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Koffie tampersaantal 6
Tampingmattenaantal 6

Keuken

Melkkannetjesaantal 12
Koffiebonenbakkenaantal 6
Maatbekersaantal 6
Barista lepelsaantal 12
Koffiekloppersaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 3

Servies

Espressokopjesaantal 36
Cappuccinokopjesaantal 36
Theeglazenaantal 36
Waterglazenaantal 36
Gebaksbordenaantal 36
Theelepelsaantal 36
Servieskrattenaantal 4

Catering

Isolatiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Serveerbladenaantal 4
Melkkrattenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Koffieafvalbakkenaantal 3
Koffieproefglazenaantal 36
Schortenaantal 36
Naamstickersaantal 40
Boodschappen

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Koffiemachineborstelsaantal 6
Handdoekenaantal 12

Tips

Plan de capaciteit aan de hand van het aantal werkstations en machines. Zet per station vooraf een espressomachine, koffiemolen, tamper, tampingmat, weegschaal en melkkan klaar, zodat deelnemers niet hoeven te wachten op materiaal.
Regel stroom en water eerder dan je denkt. Controleer minimaal één dag vooraf hoeveel stekkerdozen en verlengkabels nodig zijn, vul de waterreservoirs pas nadat de machines op hun definitieve plek staan en test elke aansluiting.
Portioneer de koffiebonen vóór de workshop. Maak per oefenronde een portie klaar en zet extra bonen apart; zo voorkom je dat deelnemers tijdens het malen moeten zoeken naar de juiste hoeveelheid.
Stuur deelnemersinformatie niet pas op de ochtend zelf. Bevestig aanmeldingen en verzamel dieetwensen vooraf, zodat je bij ontvangst weet wie er meedoet en welke melk- of cateringkeuzes nodig zijn.
Begin op locatie met de opbouw voordat de deelnemers arriveren. Zet eerst tafels en stoelen, daarna de werkstations en apparatuur; controleer vervolgens koffie, melk, kopjes, waterglazen, afvalbakken en de ontvangsttafel.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een baristaworkshop voor te bereiden?: Reken op minimaal 2 tot 3 weken voor datum, locatie, trainers en aanmeldingen. Plan daarnaast op de workshopdag minstens 90 minuten voor het opstellen van tafels, werkstations, apparatuur en ontvangst.
Hoeveel werkstations heb je nodig voor een baristaworkshop?: Gebruik als praktische basis één werkstation per 2 tot 4 deelnemers. Elk station heeft een espressomachine, koffiemolen, weegschaal, tamper, melkkan en voldoende kopjes; stem het definitieve aantal af op de beschikbare apparatuur en begeleiding.
Wanneer moet je koffiebonen portioneren voor een baristaworkshop?: Portioneer de bonen uiterlijk de dag vóór de workshop, nadat de boodschappenlijst en het aantal deelnemers zijn gecontroleerd. Maak per oefenronde een portie en houd extra bonen achter de hand voor morsen of een tweede poging.
Hoe lang duurt het opbouwen van een baristaworkshop?: Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd en langer als apparatuur nog moet worden vervoerd. Zet eerst het meubilair neer, sluit daarna machines en water aan en controleer ten slotte alle materialen voordat de ontvangst begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.