Organiser un atelier de barista, étape par étape

Un atelier de barista se prépare d’abord autour du nombre de participants et du nombre de postes de travail disponibles. Commence par fixer la date et le lieu, puis réserve les formateurs et le matériel de café avant d’ouvrir les inscriptions. La dernière semaine sert à confirmer les participants, vérifier les besoins alimentaires et compléter les fournitures. Le jour même, installe les machines, les moulins, l’eau, le café et le lait avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu de l'atelier
2
Réserver les formateurs barista
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Tenir à jour la liste des participants
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les inscriptions
8
Inventorier les fournitures
2 personnes
9
Réserver le matériel de café
10
Organiser la réservation du transport
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Répartir les grains de café
2 personnes
14
Nettoyer les plans de travail
2 personnes
15
Rassembler le matériel
2 personnes
16
Envoyer les informations aux participants

Événement

17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Amener le matériel dans la salle
3 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Installer les postes de travail
3 personnes
21
Brancher les machines à café
3 personnes
22
Remplir les réservoirs d'eau
2 personnes
23
Préparer les grains de café et le lait
2 personnes
24
Vérifier les feuilles de travail et le matériel
2 personnes
25
Installer la table d’accueil
2 personnes
26
Accueillir les participants
2 personnes
27
Servir le café et le thé
2 personnes
28
Présenter le programme de l'atelier
29
Présenter un espresso
30
Faire pratiquer l'espresso aux participants
3 personnes
31
Faire une démonstration de mousse de lait
32
Faire préparer un cappuccino
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons de pause
2 personnes
34
Animer la dégustation de café
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
36
Démontrer le latte art
37
Faire pratiquer le latte art
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
40
Répondre aux dernières questions
2 personnes
41
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

42
Éteindre les machines à café
3 personnes
43
Nettoyer les machines à café
3 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Nettoyer les postes de travail
2 personnes
46
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
47
Remettre le mobilier en place
3 personnes
48
Emballer le matériel
3 personnes
49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
50
Nettoyer le lieu en profondeur
2 personnes
51
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 6
Chaisesqté 36
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Équipement

Machines à espressoqté 3
Moulins à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Balances à café numériquesqté 6
Thermomètres à laitqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Tasseurs à caféqté 6
Tapis de tassageqté 6

Cuisine

Pichets à laitqté 12
Bacs à grains de caféqté 6
Verres doseursqté 6
Cuillères de baristaqté 12
Batteurs à caféqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 3

Vaisselle

Tasses à espressoqté 36
Tasses à cappuccinoqté 36
Verres à théqté 36
Verres à eauqté 36
Assiettes à gâteauqté 36
Cuillères à caféqté 36
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Thermos isothermesqté 4
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 4
Caisses de laitqté 2
Glacièresqté 3
Poubelles à marc de caféqté 3
Verres de dégustation de caféqté 36
Tabliersqté 36
Étiquettes nominativesqté 40
Courses

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Brosses pour machine à caféqté 6
Serviettesqté 12

Conseils

Dimensionne les postes avant d’envoyer les invitations : prévois une machine à espresso, un moulin et un espace de préparation par petit groupe. Cela évite de faire attendre plusieurs participants autour d’une seule machine.
Bloque les inscriptions au moins 7 jours avant l’atelier. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, de répartir les grains de café et d’adapter les achats.
Teste l’installation électrique avant le jour J : vérifie les multiprises, rallonges et prises nécessaires pour les machines, moulins et bouilloires. Ne branche pas tout sur une seule prise sans contrôle préalable.
Prépare les postes au moins 60 minutes avant l’accueil. Remplis les réservoirs d’eau, installe les tapis de tassage, balances, pichets à lait et thermomètres, puis fais un essai d’extraction.
Garde l’accueil séparé des postes pratiques. Une table dédiée pour les inscriptions, les feuilles de travail et les informations permet de commencer à l’heure sans interrompre la préparation du café.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de barista ?: Prévois au minimum 3 semaines pour réserver les formateurs, le lieu et le matériel. Termine les inscriptions et les achats 7 jours avant l’atelier, puis réserve 60 à 90 minutes le jour même pour l’installation.
Combien de participants prévoir par poste de barista ?: Un poste convient généralement à 2 ou 3 participants pour que chacun puisse moudre, tasser et préparer le lait. Au-delà de 3 personnes, ajoute un poste ou prévois des rotations minutées.
Quand confirmer les inscriptions à un atelier de barista ?: Envoie la confirmation 7 jours avant la date prévue, après avoir vérifié les besoins alimentaires. Rappelle ensuite l’horaire, l’adresse et les consignes pratiques 48 heures avant.
Que faut-il préparer le matin d’un atelier de barista ?: Arrive au moins 90 minutes avant le début pour installer les tables, brancher les machines, remplir l’eau et vérifier le matériel. Prépare aussi les tasses, verres d’eau, thermos et feuilles de travail avant l’ouverture de l’accueil.

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