Checklist voor een baristaworkshop organiseren
Een baristaworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen koffiebonen en een espressomachine klaarzetten. Je moet deelnemers op tijd vastleggen, dieetwensen verzamelen en per koffiestation controleren of stroom, water en werkruimte kloppen. Plan de voorbereiding in fases: eerst datum en programma, daarna inkopen en apparatuur, en ten slotte de opbouw. Deze checklist helpt je om 53 taken en 37 benodigde spullen in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de workshopdag vooral kunt uitleggen en proeven.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Workshopdatum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Workshopprogramma uitwerken
Koffiebonen selecteren
Apparatuur controleren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koffiebonen luchtdicht bewaren
Melk en dranken koelen
Werkbladen reinigen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Hand-outs klaarleggen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Koffiestations inrichten
3 personen
Espressomachines aansluiten
2 personen
Maalgraden instellen
2 personen
Watervoorraad klaarzetten
2 personen
Servies en materialen klaarzetten
2 personen
Proefkoffie voorbereiden
2 personen
Snacks en melk klaarzetten
2 personen
Informatietafel inrichten
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Workshopintroductie geven
Koffiebonen toelichten
Espresso demonstreren
Deelnemers espresso laten maken
3 personen
Melk opschuimen demonstreren
Cappuccino's laten bereiden
3 personen
Koffiespecialiteiten serveren
2 personen
Proeverij begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Werkstations tussentijds reinigen
2 personen
Servies tussentijds afwassen
2 personen
Vragenronde begeleiden
Laatste koffie serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Koffieresidu verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Espressomachines reinigen
2 personen
Maalwerken reinigen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en werkbladen schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Overgebleven koffie verpakken
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Ontvangsttafel
- Krukkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 30
- Cappuccinokopjesaantal 30
- Waterglazenaantal 30
- Theelepelsaantal 30
- Dessertbordjesaantal 30
Apparatuur
- Espressomachinesaantal 2
- Koffiemolensaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Keukenweegschalenaantal 4
- Melkthermometersaantal 4
- Kookwekkersaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Timerdisplaysaantal 4
Keuken
- Melkkannetjesaantal 8
- Tampermattenaantal 6
- Koffietampersaantal 6
- Knockboxenaantal 6
- Doseerbakjesaantal 12
- Koffiescheppenaantal 6
- Serveerbladenaantal 4
- Maatbekersaantal 6
- Voorraadbakkenaantal 8
- Schortenaantal 24
- Theedoekenaantal 12
Decoratie
- Naambadgesaantal 30
- Pennenaantal 30
- Koffiekaartjesaantal 30
Schoonmaak
- Afwasbakkenaantal 3
- Sponsjesaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Rond de deelnemerslijst uiterlijk een week vooraf af. Gebruik het definitieve aantal om koffiebonen, melk, kopjes, waterglazen en snacks in te kopen; zo voorkom je dat je op de dag zelf tekortkomt.
- Controleer espressomachines, molens, waterkokers en stekkerdozen minimaal 2 dagen vooraf. Test elk koffiepunt met de beschikbare stroompunten en leg verlengkabels klaar voordat de tafels worden geplaatst.
- Bewaar koffiebonen luchtdicht tot het moment van gebruik en stel de maalgraden pas op de workshopdag fijn af. Plan daarvoor per molen ongeveer 15 minuten, omdat de eerste maling zelden direct goed staat.
- Zet de werkstations minstens 60 minuten voor ontvangst klaar. Plaats per station een tampermat, tamper, doseerbakje, koffieschep, knockbox, melkkannetje, doek en maatbeker, zodat deelnemers niet steeds hoeven te wachten.
- Leg hand-outs, naambadges, pennen en proefkoffie op een aparte informatietafel. Noteer dieetwensen zichtbaar voor de organisatie, maar houd de deelnemersinformatie uit het zicht van andere gasten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een baristaworkshop organiseren?
- Bevestig de datum en verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Rond de deelnemerslijst en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de workshop af, zodat je gericht kunt inkopen en de opstelling kunt bepalen.
- Hoeveel koffiebonen heb ik nodig voor een baristaworkshop?
- Reken per deelnemer op de hoeveelheid voor de geplande espresso- en melkbereidingen, plus ongeveer 10 tot 15 procent extra voor afstelling en mislukte shots. Het precieze totaal hangt af van het aantal deelnemers en het aantal proefrondes in je programma.
- Wanneer moet ik de koffiestations opbouwen?
- Begin minimaal 60 minuten voor de ontvangst met tafels, machines, molens, water en servies. Reserveer daarna nog 15 tot 20 minuten om de maalgraden en watertoevoer per station te controleren.
- Wat moet ik controleren voordat een baristaworkshop begint?
- Controleer stroompunten, verlengkabels, water, espressomachines, molens, melkkoeling en de voorraad kopjes en lepels. Loop dit uiterlijk 30 minuten voor de start nog één keer langs en leg hand-outs en naambadges klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!