Barbecueavond organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een barbecueavond loopt vooral vast op voorbereiding die te laat begint: dieetwensen ontbreken, vlees ligt niet gekoeld of een regenplan is er pas wanneer de eerste druppels vallen. Werk daarom van gasten en porties naar boodschappen, voorbereiding en opbouw. Plan verse ingrediënten op de dag zelf, zet drank en vlees apart gekoeld en controleer vóór aankomst van de gasten de barbecue, stroom en verlichting. Met deze checklist houd je overzicht over de 48 taken en 40 spullen die je voor de avond nodig hebt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Aantal gasten bevestigen
Menu en porties bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief voor regen bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Vlees en vegetarisch apart bewaren
2 personen
Groenten wassen
2 personen
Groenten snijden
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Sauzen klaarzetten
Dessert portioneren
2 personen
Locatie maaien en vegen
2 personen
Stroompunten controleren
Koelboxen vullen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Barbecue veilig plaatsen
2 personen
Partytent opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Aankomst dieetwensen controleren
Barbecue aansteken
2 personen
Groenten en salades serveren
2 personen
Vlees en vegetarisch grillen
3 personen
Barbecuegerechten serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en aangevuld houden
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Dessert serveren
2 personen

Nazorg

Barbecue veilig doven
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken en buffet schoonmaken
2 personen
Locatie vegen en controleren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven eten veilig bewaren
2 personen
Materialen controleren en drogen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Bordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Keukenweegschaal
Vleesthermometersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Aluminium schalenaantal 8
Barbecuetangenaantal 4
Ovenwantenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Servettenhoudersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Herbruikbare doekenaantal 12
Koelelementenaantal 16

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het aantal gasten uiterlijk 3 dagen vooraf en vraag tegelijk naar dieetwensen. Gebruik dat aantal om porties, stoelen, servies en drank te bepalen; zo voorkom je dat vegetarische opties of dessertborden ontbreken.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen eerder en haal vlees, groenten, salades en andere verse producten op de dag zelf. Bewaar vlees en vegetarische producten apart en vul de koelboxen pas vlak voor de opbouw.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan al waar de partytent komt te staan. Test ook verlengsnoeren en stekkerdozen vóór je verlichting ophangt, zodat je niet tijdens de ontvangst nog stroomproblemen oplost.
Zet de barbecue op een stabiele, vrije plek en controleer gasflessen, barbecuetangen, ovenwanten en vleesthermometers vóór het aansteken. Houd rauw vlees en bereid eten gescheiden met aparte snijplanken, schalen en serveertangen.
Begin de opbouw ongeveer 2 uur voor de eerste gasten: maai en veeg de locatie, plaats tafels en stoelen, zet buffettafels en afvalbakken neer en hang de verlichting op. Zet sauzen, salades, servetten en drank klaar, maar laat bederfelijke producten zo lang mogelijk gekoeld.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een barbecueavond voor te bereiden?: Reken op 2 tot 3 dagen voor uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, plus 1 dag voor houdbare boodschappen. Plan op de dag zelf ongeveer 3 uur voor verse voorbereiding en opbouw, waarvan minimaal 2 uur voor de gasten arriveren.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een barbecueavond?: Houdbare producten kun je 2 tot 3 dagen vooraf kopen. Haal vlees, vegetarische producten, groenten en salades op de dag zelf en leg alles direct gekoeld weg; zet dranken minstens 3 uur voor aanvang koud.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een barbecueavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Neem daarnaast voldoende water en frisdrank mee en houd rekening met gasten die geen alcohol drinken.
Hoe bereid ik een barbecue voor als het gaat regenen?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan een droge plek voor de gasten en het buffet. Bouw een partytent uiterlijk 2 uur voor aanvang op, maar plaats de barbecue niet onder de tent vanwege rook en brandgevaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.