Zo organiseer je een bandavond zonder last-minute stress

Begin een bandavond niet met de decoratie, maar met de locatie, de band en het geluid. Zodra de band is bevestigd, vraag je de technische eisen op en controleer je welke luidsprekers, microfoons, kabels en stroomvoorzieningen al aanwezig zijn. Daarna leg je het programma, de catering en de taakverdeling vast. Op de dag zelf draait alles om een vrije podiumruimte, een getest geluidssysteem en een duidelijk draaiboek met wie wanneer opent, opbouwt en afsluit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Band bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma publiceren
7
Geluidseisen opvragen
8
Apparatuur inventariseren
2 personen
9
Reserveringen bevestigen
10
Vrijwilligers indelen
11
Menukaart samenstellen
2 personen
12
Boodschappenlijst maken
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Apparatuur ophalen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Naamkaartjes klaarleggen
18
Draaiboek printen

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
21
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
22
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
23
Verlichting aansluiten
2 personen
24
Decoratie ophangen
3 personen
25
Bar en buffet inrichten
3 personen
26
Instrumentenruimte inrichten
2 personen
27
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
28
Hapjes uitstallen
2 personen
29
Crew en band instrueren
2 personen
30
Bezoekers ontvangen
3 personen
31
Dranken serveren
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Eerste set begeleiden
2 personen
35
Buffet aanvullen
2 personen
36
Tweede set begeleiden
2 personen
37
Laatste ronde aankondigen
38
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

39
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
40
Servies verzamelen
3 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Meubilair terugplaatsen
4 personen
43
Locatie schoonmaken
4 personen
44
Apparatuur inpakken
3 personen
45
Apparatuur retourneren
2 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Decoratie verwijderen
2 personen
48
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 4
Kledinghangersaantal 30

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Geluidmixer
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
DI-boxenaantal 3
XLR-kabelsaantal 8
Instrumentkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 3

Decoratie

Podiumdoekenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Naamkaartjesaantal 70

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en bevestig de band zo vroeg mogelijk; plan uiterlijk enkele weken voor de avond een moment waarop je de technische eisen en beschikbare apparatuur naast elkaar legt.
Maak het programma concreet met tijden voor binnenkomst, eten, soundcheck en optreden. Publiceer het pas nadat de band de aanvangstijd, opbouw en eventuele pauze heeft bevestigd.
Controleer de stroomvoorziening vóór je de geluidsinstallatie opbouwt. Tel versterkers, mixer, ledspots en sfeerverlichting mee en leg verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape klaar voordat de locatie opengaat.
Richt bar en buffet pas in nadat de podiumruimte is vrijgemaakt. Koel dranken vooraf, zet drinkglazen en serveerbladen klaar en houd de looproute naar het podium vrij.
Verwerk dieetwensen en aanmeldingen in één overzicht en wijs per taak een vrijwilliger aan. Print het draaiboek en leg naamkaartjes, menukaart en contactgegevens op een vaste plek bij de entree.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bandavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met de locatie en band. Regel uiterlijk 2 weken voor de avond het programma, de aanmeldingen, dieetwensen en technische inventaris.
Wanneer moet ik de geluidseisen van de band opvragen?: Vraag de geluidseisen direct na de bevestiging van de band op, bij voorkeur minimaal 4 weken voor het optreden. Controleer daarna uiterlijk 1 week vooraf of mixer, microfoons, monitoren, DI-boxen en kabels beschikbaar zijn.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bandavond op te bouwen?: Reken op 3 tot 4 uur voor tafels, stoelen, podiumruimte, verlichting, bar en geluid. Plan daarna nog minimaal 60 minuten voor soundcheck en het oplossen van kabel- of stroomproblemen.
Wanneer moet ik drank en hapjes voorbereiden voor een bandavond?: Koel de dranken minstens 4 uur vooraf en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf voor. Zet bar en buffet 60 tot 90 minuten voor de ontvangst klaar, zodat de laatste opbouw niet door het publiek heen hoeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.