Cómo organizar una Noche de banda paso a paso
Una Noche de banda necesita dos planes coordinados: el de la actuación y el de la recepción de invitados. Empieza cerrando el lugar y la banda, y después fija las inscripciones, el programa y las necesidades de sonido. Durante la última semana conviene confirmar reservas, compras, voluntarios y preferencias dietéticas. El día del evento, deja varias horas para montar el escenario, probar el equipo, enfriar las bebidas y preparar el buffet antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la banda
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Publicar el programa
- 7
Solicitar los requisitos de sonido
- 8
Inventariar el equipo
2 personas
- 9
Confirmar las reservas
- 10
Asignar voluntarios
- 11
Elaborar la carta
2 personas
- 12
Hacer la lista de la compra
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Recoger el equipo
2 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Preparar aperitivos
3 personas
- 17
Preparar tarjetas con nombres
- 18
Imprimir el plan de trabajo
Evento
- 19
Abrir la ubicación
2 personas
- 20
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 21
Despejar el espacio del escenario
3 personas
- 22
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 23
Conectar la iluminación
2 personas
- 24
Colgar la decoración
3 personas
- 25
Montar el bar y el buffet
3 personas
- 26
Montar el espacio para instrumentos
2 personas
- 27
Realizar la prueba de sonido
4 personas
- 28
Montar aperitivos
2 personas
- 29
Instruir al equipo y a la banda
2 personas
- 30
Recibir a los visitantes
3 personas
- 31
Servir las bebidas
2 personas
- 32
Servir aperitivos
2 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Guiar la primera sesión
2 personas
- 35
Reponer el bufé
2 personas
- 36
Acompañar el segundo set
2 personas
- 37
Anunciar la última ronda
- 38
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 39
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 40
Recoger la vajilla
3 personas
- 41
Recoger la basura
3 personas
- 42
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 43
Limpiar el lugar
4 personas
- 44
Empacar el equipo
3 personas
- 45
Devolver el equipo
2 personas
- 46
Lavar la vajilla
3 personas
- 47
Retirar la decoración
2 personas
- 48
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Taburetes de barcant. 4
- Perchascant. 30
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Altavoces de monitorcant. 2
- Cajas DIcant. 3
- Cables XLRcant. 8
- Cables de instrumentoscant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Copas de vinocant. 40
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 3
Decoración
- Telones de escenariocant. 2
- Mantelescant. 8
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 70
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y la banda antes de enviar las invitaciones. Cuando ya tengas esos datos, publica el programa y abre las inscripciones para saber cuántas personas asistirán.
- Pide los requisitos de sonido a la banda con antelación y compáralos con tu inventario: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, monitores, cajas DI y cables. No des por hecho que todos los instrumentos o conexiones estarán incluidos.
- Recoge las preferencias dietéticas al registrarse y usa ese número para preparar la carta y la compra. Haz la compra con tiempo suficiente para enfriar las bebidas y preparar los aperitivos sin coincidir con el montaje técnico.
- Asigna voluntarios a funciones concretas y entrega un plan de trabajo impreso. Necesitas cubrir, como mínimo, la apertura del lugar, el montaje, el bar y el buffet, además de una persona que pueda resolver incidencias durante la actuación.
- Reserva varias horas antes de la llegada del público para despejar el escenario, colocar mesas y sillas, montar el sonido, conectar la iluminación y colgar la decoración. Prueba los micrófonos y la iluminación antes de montar por completo el bar y el buffet, para no mover vasos, bandejas o bebidas después.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Noche de banda?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el lugar, fijar la banda y enviar las invitaciones. Durante la última semana confirma reservas, inscripciones, voluntarios, compras y requisitos técnicos.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el escenario y el sonido?
- Reserva como mínimo 3 horas antes de abrir las puertas si hay que colocar el escenario, instalar altavoces, micrófonos, monitores e iluminación. Añade tiempo para una prueba de sonido y para corregir cables o conexiones inesperadas.
- ¿Cuántas bebidas debo preparar para la Noche de banda?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una reserva para el resto de la velada. Enfría una parte con antelación y deja neveras portátiles y cubiteras listas para reponer sin interrumpir el servicio.
- ¿Cuándo debo confirmar la asistencia y las preferencias dietéticas?
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas al enviar la invitación, y fija el cierre de respuestas unos 7 días antes. Así puedes ajustar la carta, la lista de la compra, las mesas y las cantidades del buffet.
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