Checklist para organizar un espectáculo de ballet

Un espectáculo de ballet necesita coordinar escenario, bailarines, música, vestuario y público sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: primero la fecha y la sala, después el programa, los ensayos y las confirmaciones, y al final el montaje. También contempla detalles que suelen olvidarse, como las preferencias dietéticas, la accesibilidad, los archivos de música y las reparaciones del vestuario. Úsala para repartir responsabilidades y comprobar cada punto antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y la sala
Establecer el programa de la presentación
2 personas
Elaborar el horario de ensayos
2 personas
Confirmar artistas y acompañantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Imprimir el programa
Crear carteles y señalización
2 personas
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Reunir archivos de música
Comprobar los disfraces
2 personas
Lavar y reparar los trajes
2 personas
Inventariar atrezzo
2 personas
Determinar la distribución del público
Asignar voluntarios
Comprobar el material de primeros auxilios
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Enviar información al público
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Preparar los disfraces
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Colocar la decoración y la señalización
3 personas
Llevar accesorios al backstage
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Probar la técnica y la música
3 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Dejar listas las entradas y los tickets
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el catering y la vajilla
3 personas
Comprobar la pista de baile y el área de juego
3 personas
Realizar el ensayo general
8 personas
Preparar el catering del descanso
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Repartir los disfraces
3 personas
Ayudar a los artistas a cambiarse
2 personas
Dar la bienvenida al público
4 personas
Repartir entradas y programas
3 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Coordinar la presentación
5 personas
Servir bebidas y aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Guiar al público al final
3 personas
Preparar la función de la noche
5 personas
Recibir al público de la noche
4 personas
Repartir el programa de la noche
3 personas
Coordinar la función de la noche
5 personas
Atender la recepción después del espectáculo
4 personas
Agradecer a los artistas
2 personas
Reunir los trajes
3 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la sala
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Airear los trajes
2 personas
Guardar los disfraces
2 personas
Guardar el catering sobrante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger programas y carteles
Limpiar a fondo el recinto
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 12
Mesa de recepción
Percheroscant. 4
Mesas de descansocant. 6
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 130
Tazas de cafécant. 80
Platos para postrecant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharillas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 16

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4

Equipo

Portátil
Reproductor de música
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 8
Focos LED para escenariocant. 4

Decoración

Telones de fondocant. 2
Arreglos floralescant. 6
Carteles direccionalescant. 10
Atriles para programascant. 4
Perchas para el guardarropacant. 140

Ropa

Fundas para disfracescant. 30
Etiquetas de ropacant. 40
Vaporizadores de ropacant. 2
Espejocant. 2
Espejos de maquillajecant. 8
Cajas de almacenamiento para disfracescant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Oficina

Cajas de ticketscant. 2
Juego de bolígrafoscant. 4
Carpetas portapapelescant. 6
Pegatinas con nombrecant. 150

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala y el programa antes de enviar invitaciones. Así puedes comunicar horarios de ensayos, duración de la presentación y necesidades del público sin corregir la información después.
Haz una revisión técnica completa al menos 48 horas antes: reproduce todos los archivos de música, prueba micrófonos, focos LED, cables y regletas, y deja baterías de repuesto preparadas.
Revisa cada disfraz y cada elemento de atrezzo una semana antes. Lava o repara los trajes con tiempo y guarda una lista de lo que falta para no descubrirlo durante el cambio de vestuario.
Calcula la recepción y el descanso por separado. Coloca la mesa de recepción, percheros, mesas y sillas antes de la llegada del público, y prepara vasos de agua, café y té en termos para evitar colas durante la función.
Envía la información final al público entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de apertura, la distribución de asientos, las indicaciones de accesibilidad y cualquier dato sobre catering o preferencias dietéticas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que cerrar la sala para un espectáculo de ballet?: Confirma la fecha y la sala con al menos 8 semanas de antelación. Necesitas ese margen para fijar el programa, organizar los ensayos, comprobar la técnica y comunicar la información al público.
¿Cuándo se deben revisar los disfraces de ballet?: Haz el inventario inicial 7 días antes y una última comprobación el día anterior. Lava o repara los trajes durante esa semana y separa cada conjunto por bailarín o número.
¿Cuándo se prueban la música y el equipo técnico?: Reúne y prueba todos los archivos de música al menos 48 horas antes. El día del espectáculo realiza además una prueba de sonido, micrófonos, focos, cables, regletas y reproductor de música.
¿Cuánta antelación necesita la información para el público?: Envía las instrucciones finales entre 3 y 5 días antes de la presentación. Incluye horarios, acceso, distribución del público y cualquier indicación sobre catering o accesibilidad.

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