Checklist voor een geslaagde bakkerij open dag
Een bakkerij open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen brood en gebak klaarzetten. Je moet bezoekersstromen, rondleidingen en demonstraties op elkaar afstemmen, terwijl de verkoop en productie veilig doorlopen. Plan daarnaast proefproducten, allergeneninformatie en een apart koffie- en theepunt. Met deze checklist werk je van programma en uitnodigingen naar boodschappen, inrichting en de laatste controle op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Openingstijden communiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Rondleidingen indelen
Demonstraties plannen
2 personen
Voorraad verkoopproducten tellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Promotiemateriaal klaarleggen
Allergeneninformatie afdrukken
Proefproducten voorbereiden
3 personen
Deeg voor demonstratie maken
2 personen
Gebak en brood verpakken
3 personen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Werkruimtes veilig afzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Verkoopbalie inrichten
3 personen
Proefbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Briefing van medewerkers geven
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Bakdemonstraties uitvoeren
3 personen
Proefproducten serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Verkoopbalie bedienen
3 personen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Afvalbakken legen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Verkoopvoorraad veilig opbergen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Overgebleven producten controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Statafelsaantal 4
- Krukkenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kassa
- Pinapparaat
Keuken
- Bakplatenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
- Deegschrapersaantal 6
- Deegrollersaantal 4
- Keukenmessenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Ovenwantenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Tafelkledenaantal 10
- Menubordenaantal 6
- Informatiebordenaantal 8
- Pijlbordjesaantal 10
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg rondleidingen en demonstraties uiterlijk twee weken vooraf vast. Geef per onderdeel een starttijd, maximale groepsgrootte en vaste verzamelplek, zodat bezoekers niet tussen werkruimtes blijven wachten.
- Verzamel dieetwensen en allergieën bij de aanmelding en druk de allergeneninformatie uiterlijk de dag vóór de open dag af. Zet die informatie zichtbaar bij het proefbuffet én bij producten die je verkoopt.
- Tel verkoopproducten drie tot vijf dagen vooraf en doe daarna de boodschappen. Houd op de dag zelf een eenvoudige voorraadlijst bij, vooral voor verpakt brood, gebak, proefproducten en dranken.
- Zet werkruimtes af voordat tafels, stoelen en decoratie worden geplaatst. Controleer verlengsnoeren, stekkerdozen, hete bakplaten en ovenwanten tijdens een aparte veiligheidsronde vóór opening.
- Richt de verkoopbalie minimaal één uur voor opening in en test de kassa en het pinapparaat met een collega. Leg verpakkingsmateriaal, prijsaanduidingen en een plek voor volle en lege tassen binnen handbereik.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bakkerij open dag organiseren?
- Begin minimaal zes weken vooraf met datum, programma en openingstijden. Verstuur uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf en leg rondleidingen en demonstraties uiterlijk twee weken voor de open dag vast.
- Hoeveel proefproducten heb ik nodig voor een bakkerij open dag?
- Reken per verwachte bezoeker op 2 tot 3 kleine proefporties wanneer er meerdere producten worden aangeboden. Voor 100 bezoekers zijn dat dus ongeveer 200 tot 300 porties, verdeeld over de geplande proefproducten.
- Wanneer moet ik allergeneninformatie voor een open dag regelen?
- Verzamel allergieën en dieetwensen tijdens de aanmelding en controleer de informatie uiterlijk één week vooraf. Druk de definitieve allergeneninformatie de dag vóór de open dag af, nadat recepten en proefproducten zijn vastgesteld.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een bakkerij open dag op te bouwen?
- Plan minimaal drie uur voor schoonmaak, het veilig afzetten van werkruimtes, tafels en stoelen, verkoopbalie, proefbuffet en koffie- en theepunt. Doe de eindcontrole en test van kassa, pinapparaat en dranken uiterlijk één uur vóór opening.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!