Babybörse organisieren: Die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Öffne die Anmeldung erst, wenn Teilnahmebedingungen, Standaufteilung und Anmeldeformular fertig sind. So musst du Rückfragen zu Standgröße, Aufbau und Teilnahme nicht später einzeln klären.
• Plane den Standplan nicht nur nach der Zahl der Aussteller. Lass Wege für Kinderwagen frei und ordne Registrierung, Umkleideschirm, Kleiderständer und Aufbewahrungsboxen so an, dass Eingänge und Fluchtwege nicht blockiert werden.
• Verschicke Besucher- und Ausstellerinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor der Babybörse. Nenne darin Einlass, Aufbauzeit, Standplatz, Park- oder Anreisehinweise sowie den Ablauf der Registrierung.
• Prüfe Technik und Stromversorgung am Vortag: Lautsprecher, Mikrofon, Handmikrofonständer, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Ladestationen und Verlängerungskabel müssen vollständig und funktionsfähig sein.
• Bereite den Registrierungstisch am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass vor. Lege dort Teilnehmerliste, Bänder oder Armbänder, Besucherinformationen und die nötigen Schreibmaterialien bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Babybörse organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Teilnahmebedingungen. Für Werbung, Anmeldungen, Standplanung und Bestellungen bleiben dann mindestens 4 Wochen Zeit.

Wann sollte die Anmeldung für Aussteller starten?

Starte die Anmeldung etwa 6 bis 8 Wochen vor der Babybörse. Beende sie 7 bis 10 Tage vorher, damit du Anmeldungen prüfen, Standbetreiber bestätigen und den Standplan fertigstellen kannst.

Wie viel Verpflegung braucht man für eine Babybörse?

Plane pro erwarteter Person etwa 0,5 Liter Wasser sowie 1 bis 2 Getränke oder Snacks für den Aufenthaltszeitraum ein. Bestelle Catering und kaufe haltbare Getränke spätestens 3 bis 5 Tage vorher; Kühlware holst du am Veranstaltungstag ab.

Wann sollte der Standplan für eine Babybörse fertig sein?

Erstelle einen vorläufigen Plan 2 bis 3 Wochen vorher und aktualisiere ihn nach Anmeldeschluss. Die endgültige Liste der Standbetreiber und die Standplätze sollten spätestens 3 Tage vor dem Termin feststehen.

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