Checklist pour organiser un salon de la puériculture

Un salon de la puériculture demande un suivi précis, car les exposants, les visiteurs et le matériel avancent sur des calendriers différents. Commence par fixer la date et le lieu, puis structure les inscriptions et le plan des stands avant de lancer la promotion. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, les besoins alimentaires, les autorisations et les équipements. Cette checklist regroupe les étapes à suivre jusqu’à l’installation de l’accueil le jour du salon.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer le plan du salon
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer la promotion locale
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Réserver le matériel
Établir le programme
2 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
Établir la liste des exposants
Commander les badges et les bracelets
Vérifier les autorisations
Commander le catering
2 personnes
Acheter des boissons et des snacks
2 personnes
Préparer les impressions
Envoyer les informations aux visiteurs par e-mail
Envoyer les informations aux exposants par e-mail
Récupérer les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes

Événement

Préparer la table d'inscription
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les stands
6 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager l'espace change
2 personnes
Aménager l’espace de restauration
2 personnes
Aménager l’espace de jeu
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier l’espace à langer
2 personnes
Vérifier le coin jeux
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Relancer les exposants au sujet du matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaisesqté 80
Table d'inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 4
Paravent de logeqté 4
Fauteuils loungeqté 4
Tables d'appointqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Points de rechargeqté 4
Pied de micro à main

Décoration

Ballonsqté 150
Arche de ballonsqté 2
Nappesqté 32
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Présentoirs pour cartes nominativesqté 35

Papeterie

Brochures du programmeqté 400
Plansqté 400
Badges des exposantsqté 80
Autocollants visiteursqté 500
Blocs-notesqté 100
Stylosqté 60
Post-itqté 10
Papier d'impression A4qté 500

Matériel pour bébé

Coussins à langerqté 4
Tables à langerqté 2
Chaises hautesqté 4
Couvertures pour bébéqté 8
Tapis de jeuqté 4
Jouets pour bébéqté 20
Poubelles avec couvercleqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Goulottes de câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Supports de gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de contacter les exposants : le plan des stands dépend de la surface disponible, des accès et du nombre de tables installables.
Prévois deux vagues d’information : envoie les détails pratiques aux visiteurs et aux exposants plusieurs jours avant le salon, puis vérifie les confirmations à l’approche de l’événement.
Ne laisse pas les autorisations et les conditions de participation pour la dernière semaine : traite-les avant de publier largement le formulaire d’inscription.
Regroupe les besoins alimentaires dès l’inscription afin de commander le catering et les boissons avec une quantité basée sur le nombre confirmé, plutôt que sur les préinscriptions.
Prépare la table d’inscription avant l’ouverture : badges, bracelets, liste des exposants, impressions et plan visiteurs doivent être vérifiés avec le reste du matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un salon de la puériculture ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date du salon. Ce délai laisse le temps de fixer le lieu, contacter les exposants, ouvrir les inscriptions, obtenir les autorisations et organiser la promotion.
Quand faut-il contacter les exposants pour un salon de la puériculture ?: Contacte-les dès que la date, le lieu et les conditions de participation sont définis, idéalement 6 à 8 semaines avant. Tu peux ensuite envoyer une confirmation lorsque leur inscription et leurs besoins sont validés.
Quand commander le matériel et le catering pour un salon ?: Réserve le mobilier et l’équipement environ 3 à 4 semaines avant le salon. Confirme le catering, les boissons et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant, selon le nombre définitif de participants.
Que faut-il préparer le jour avant un salon de la puériculture ?: Vérifie le matériel, les impressions, les badges, les bracelets, le plan visiteurs et la liste des exposants la veille. Prépare aussi la table d’inscription afin que l’accueil puisse commencer sans recherche de dernière minute.

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