Avondvierdaagse organiseren: checklist en planning

Een Avondvierdaagse organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, routes en locaties, daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en vrijwilligers. Plan tijd voor proeflopen en een tweede routecontrole, want knelpunten vallen vaak pas buiten de tekentafel op. Regel de inschrijving vroeg genoeg om startgroepen, dieetwensen en startnummers te verwerken. Op deze pagina staat het complete plan met 82 taken en 53 spullen, van de eerste reservering tot het klaarzetten van routeborden en inschrijftafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en routes vastleggen
3 personen
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
Routekaarten uitwerken
3 personen
Routes proeflopen
6 personen
Routes controleren op knelpunten
4 personen
Verkeersregelaars werven
2 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
2 personen
Inschrijvingen verwerken
3 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Startgroepen indelen
3 personen
Vrijwilligersrooster maken
3 personen
Verkeersregelaars instrueren
3 personen
Routekaarten laten drukken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Routes opnieuw controleren
4 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Inschrijftafels klaarzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Routeborden plaatsen
6 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
Dagroute klaarzetten
5 personen
Rustpunt bevoorraden
4 personen
Dagroute klaarzetten
5 personen
Rustpunt bevoorraden
4 personen
Dagroute klaarzetten
5 personen
Rustpunt bevoorraden
4 personen

Event

Inschrijvingen controleren
4 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Startgroepen begeleiden
6 personen
Verkeersposten bemannen
10 personen
Rustpunt openen
4 personen
Water en fruit uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishpost bemannen
5 personen
Medailles uitdelen
3 personen
Deelnemers afmelden
3 personen
Inschrijvingen controleren
3 personen
Startgroepen begeleiden
6 personen
Verkeersposten bemannen
10 personen
Rustpunt bedienen
4 personen
Water en fruit uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishpost bemannen
5 personen
Deelnemers afmelden
3 personen
Startgroepen begeleiden
6 personen
Verkeersposten bemannen
10 personen
Rustpunt bedienen
4 personen
Water en fruit uitdelen
4 personen
Finishpost bemannen
5 personen
Deelnemers afmelden
3 personen
Startgroepen begeleiden
6 personen
Verkeersposten bemannen
10 personen
Rustpunt bedienen
4 personen
Water en fruit uitdelen
4 personen
Finishpost bemannen
5 personen
Deelnemers afmelden
3 personen
Medailles en bloemen uitdelen
4 personen

Nazorg

Routeborden ophalen
5 personen
Terrein opruimen
5 personen
Afval verzamelen
3 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Materiaal veilig opslaan
3 personen
Routeborden verwijderen
5 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen aanvullen
2 personen
Routeborden verwijderen
5 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Routeborden verwijderen
5 personen
Tenten en tafels afbreken
6 personen
Terrein volledig opruimen
6 personen
Materialen schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Tafelkleedklemmenaantal 24

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Zaklampenaantal 12

Route materiaal

Routebordenaantal 80
Pijlenstickersaantal 250
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 30
Hesjes verkeersregelaaraantal 20
Startnummersaantal 500
Routekaartenaantal 550
Polsbandjesaantal 550
Watervaste stiftenaantal 20
Nietmachinesaantal 4
Touwrollenaantal 6
Tie-wrapsaantal 500
Lantaarnpalen reflectiebandaantal 100

Communicatie

Portofoonsaantal 16
Portofoonheadsetsaantal 8
Megafoonaantal 2
Powerbanksaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 600
Herbruikbare koffiebekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Schenkkanaantal 8

Catering

Serveerbladenaantal 12
Koelelementenaantal 30
Medaillesaantal 500
Bloemenboekettenaantal 20
Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 20
Nitrilhandschoenenaantal 200
Koelkompressenaantal 20
Blarenpleistersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Afwasteilenaantal 4

Administratie

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 50
Ordnersaantal 6
Naamstickersaantal 200
Contantgeldkistaantal 2

Tips

Leg datum, routes, start- en finishlocatie zo vroeg mogelijk vast. Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen daarna direct aan; behandeling kan meerdere weken duren.
Proefloop elke route en controleer haar opnieuw kort voor de start. Let vooral op kruisingen, slecht verlichte stukken en plaatsen waar routeborden of afzethekken nodig zijn.
Maak één vrijwilligersrooster met aparte bezetting voor inschrijving, routeposten en verkeersregeling. Instrueer verkeersregelaars vooraf en geef hen hesjes, portofoons en een duidelijke positie.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor de eerste wandelavond. Sorteer startnummers per startgroep en verzamel dieetwensen voordat je boodschappen en verzorging regelt.
Bouw op de start- en finishlocatie ruim vóór de eerste start op. Partytenten, tafels, verlichting, routeborden en communicatiemiddelen moeten getest zijn voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Avondvierdaagse organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, routes en locaties. Reserveer daarna direct ruimte voor vergunningen, verkeersmaatregelen en het werven van vrijwilligers.
Wanneer moet je de routes van een Avondvierdaagse controleren?: Loop elke route minimaal één keer tijdens de voorbereiding en controleer alle routes opnieuw 1 tot 2 dagen voor de start. Controleer dan ook tijdelijke wegwerkzaamheden, verlichting en de plaats van routeborden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Avondvierdaagse?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en routeposten, maar maak minimaal één bezette post per kruispunt of knelpunt en plan daarnaast mensen voor inschrijving, start, finish en reserve. Zet het definitieve rooster uiterlijk 1 week vooraf vast.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor de Avondvierdaagse?: Stuur de praktische informatie ongeveer 5 tot 7 dagen voor de eerste wandelavond. Vermeld starttijden, startgroepen, locaties, route-instructies, verkeersregels en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.