Einen archäologischen Rundgang Schritt für Schritt organisieren

Bei einem archäologischen Rundgang entscheidet die Route über den ganzen Ablauf. Lege zuerst Thema, Fundstellen und Gehzeit fest, bevor du Start- und Endort buchst. Danach klärst du Genehmigungen, Guide, Anmeldung und eine Ausweichroute. Plane außerdem Zeit für eine Proberunde ein: Dabei fallen fehlende Wege, schlechte Verständlichkeit und zu knapp kalkulierte Pausen meist früh auf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Thema festlegen
2 Personen
2
Archäologische Stätten auswählen
2 Personen
3
Wanderroute auf der Karte eintragen
2 Personen
4
Route vorher ablaufen
3 Personen
5
Alternative Route festlegen
2 Personen
6
Erlaubnis bei den Flächenverantwortlichen einholen
7
Startort reservieren
8
Endlocation reservieren
9
Genehmigungen und Meldungen prüfen
10
Archäologe oder Guide festlegen
11
Ersatzführer festlegen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Anmeldeformular öffnen
14
Anmeldungen bearbeiten
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Fragen der Teilnehmenden beantworten
17
Teilnehmerliste festlegen
18
Teilnehmerinformationen versenden
19
Wettervorhersage prüfen
20
Absagen und Änderungen verarbeiten
21
Route erneut prüfen
2 Personen
22
Guides-Briefing vorbereiten
23
Historische Informationen prüfen
2 Personen
24
Routenpläne drucken
25
Namensschilder vorbereiten
26
Infotafeln drucken
27
Einkaufen gehen
2 Personen
28
Catering gekühlt lagern
2 Personen
29
Materialien zusammenstellen
2 Personen
30
Erste-Hilfe-Set prüfen
31
Taschenlampen und Batterien testen
32
Handys aufladen
33
Routenpfeile im Voraus bereitlegen
2 Personen

Event

34
Startpunkt kontrollieren
2 Personen
35
Endpunkt überprüfen
2 Personen
36
Route markieren
3 Personen
37
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
38
Infopunkt einrichten
2 Personen
39
Tonanlage aufstellen
2 Personen
40
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
41
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
42
Guides anweisen
3 Personen
43
Freiwillige einweisen
2 Personen
44
Teilnehmende empfangen
3 Personen
45
Anwesenheit erfassen
2 Personen
46
Routenpläne austeilen
2 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
48
Begrüßungswort übernehmen
49
Sicherheitsanweisungen geben
50
Spaziergang begleiten
4 Personen
51
Zurückbleibende betreuen
52
Wegweiser prüfen
2 Personen
53
Wasser verteilen
2 Personen
54
Teilnehmende zählen
2 Personen
55
Archäologische Funde erläutern
2 Personen
56
Teilnehmer wieder in Empfang nehmen
3 Personen
57
Snacks servieren
2 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Abendvortrag halten
2 Personen
60
Fragerunde moderieren
61
Informationsmaterial ausgeben
2 Personen
62
Den letzten Kaffee servieren
2 Personen
63
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

64
Wegweiser entfernen
3 Personen
65
Restmaterialien sammeln
2 Personen
66
Geschirr abwaschen
2 Personen
67
Abfall trennen
2 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
69
Location reinigen
3 Personen
70
Geräte einpacken
2 Personen
71
Bestand prüfen
72
Fundgegenstände registrieren
73
Schlüssel und Zutrittsausweise abgeben
74
Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Reste gekühlt lagern
76
Routencheck im Anschluss durchführen
2 Personen
77
Dankeschön an Teilnehmer versenden
78
Fotos auswählen und archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 50
TischwäscheAnz. 4
FestzeltAnz. 2
Garderobenständer
AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Kabelloses MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
PowerbankAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
SteckdosenleisteAnz. 3
KühlboxAnz. 4
ThermoskanneAnz. 6
TaschenlampeAnz. 8
Megafon
Kamera

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 60
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
LöffelAnz. 60
ServierschalenAnz. 8
KaraffeAnz. 4

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebrettAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 4
MessbecherAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-SetAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
VerbandschlingeAnz. 2
HanddesinfektionsgelAnz. 6
SonnencremeAnz. 4
ZeckenpinzetteAnz. 4
NotfallpfeifeAnz. 6
Wasserdichte HandyhülleAnz. 6

Route und Beschilderung

RoutenpläneAnz. 60
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 25
HolzpfostenAnz. 25
AbsperrbandAnz. 4
KreidesprayAnz. 6
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30

Archäologie

Replik-FundeAnz. 12
LupeAnz. 10
MesslattenAnz. 4
BaumwollhandschuheAnz. 20
FundboxenAnz. 12
MaßstabsmodelleAnz. 3

Dekoration

NamensschilderAnz. 60
TischdekorationAnz. 6
BannerAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
BesenAnz. 2
MüllgreiferAnz. 2
Klappbare Sackkarre

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Strecke nicht nur auf der Karte: Laufe sie mindestens einmal vollständig ab und rechne pro Kilometer zusätzlich Zeit für Erklärungen, Fragen und kurze Stopps ein. Lege danach eine alternative Route fest.
Kläre vor der Einladung, ob du Flächen betreten darfst und welche Genehmigungen oder Meldungen nötig sind. Starte diese Prüfung mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin, weil Rückfragen den Ablauf verzögern können.
Setze die Teilnehmerzahl erst fest, nachdem Guide, Wegbreite und Endlocation geklärt sind. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher mit Startzeit, Treffpunkt, Gehstrecke, Wetterhinweis und Kontaktnummer.
Bereite das Briefing für den Guide schriftlich vor: Route, historische Kerninformationen, Stopps, Zeitplan und Notfallweg gehören auf eine Seite. Prüfe die Fakten mindestens einmal mit einer verlässlichen Quelle, bevor du sie druckst.
Teste Ton und Strom am Start- und Endort, nicht erst beim Rundgang. Lade Powerbanks am Vortag, prüfe Lautsprecher und Mikrofon und nimm für dunkle Abschnitte eine Taschenlampe sowie eine funktionierende Ausweichlösung mit.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung eines archäologischen Rundgangs?: Plane mindestens 4 bis 6 Wochen für Route, Genehmigungen, Reservierungen und Guide ein. Für eine anspruchsvolle Strecke oder mehrere Flächen solltest du 8 Wochen Vorlauf einrechnen.
Wie viel Zeit sollte man für einen archäologischen Rundgang einplanen?: Für einen Rundgang mit mehreren Fundstellen sind 2 bis 3 Stunden meist realistisch. Rechne pro Stopp etwa 10 bis 15 Minuten für Erklärung und Fragen sowie mindestens 20 Minuten Puffer ein.
Wann soll ich die Einladungen verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher. So kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Namensschilder rechtzeitig finalisieren.
Was mache ich bei schlechtem Wetter?: Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden und erneut am Vorabend. Lege eine kürzere Route oder einen geschützten Endort fest und informiere die Teilnehmenden spätestens 24 Stunden vorher über Änderungen.

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