Aquatlon organiseren: checklist en planning
Een aquatlon vraagt om meer voorbereiding dan alleen een zwem- en loopparcours uitzetten. Je regelt tegelijk de veiligheid in het water, de registratie, tijdwaarneming en de doorstroom tussen beide onderdelen. Begin met locatie, vergunningen en parcourscontrole en werk daarna toe naar deelnemerscommunicatie en een duidelijke vrijwilligersindeling. Op de wedstrijddag draait alles om een ingerichte registratiebalie, zichtbare parcoursmarkering en snelle communicatie tussen posten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Zwem- en loopparcours bepalen
2 personen
Parcoursveiligheid laten controleren
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestiging versturen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Tijdwaarneming voorbereiden
2 personen
Startnummers maken
2 personen
Parcoursborden maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Tenten en tafels opbouwen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Kleedruimtes aanduiden
2 personen
Zwemparcours uitzetten
4 personen
Loopparcours uitzetten
4 personen
Veiligheidsposten bemannen
4 personen
Tijdwaarneming testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Zwembriefing geven
2 personen
Aquatlon laten starten
3 personen
Zwemparcours bewaken
5 personen
Wisselzone begeleiden
3 personen
Loopparcours bewaken
6 personen
Tijden registreren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers verzorgen
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Parcoursmaterialen verwijderen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en materiaal schoonmaken
3 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 24
- Kleedkamerschermenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Zwemboeienaantal 8
- Koorden voor zwemparcoursaantal 2
- Startnummersaantal 100
- Zwemcapsaantal 100
- Markeerkegelsaantal 40
- Afzetlintaantal 8
- Wisselzonekrattenaantal 20
- Drinkbekers voor parcoursaantal 200
- Stopwatchesaantal 6
- Klembordenaantal 6
- Fluitjesaantal 10
- Reddingsboeienaantal 2
- Reddingslijnenaantal 2
- Zwemvestenaantal 6
- Fietsen voor parcourscontroleaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Megafoon
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
Decoratie
- Routebordenaantal 20
- Pijlbordenaantal 12
- Podiumbordjesaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de parcourscontrole uiterlijk twee weken voor de aquatlon. Laat het zwemgedeelte en het loopparcours afzonderlijk nalopen en controleer daarna ook de wisselzone op veilige doorgang.
- Maak het vrijwilligersrooster niet alleen per taak, maar ook per tijdsblok van 2 tot 3 uur. Voorzie daarnaast minstens één reservepersoon voor registratie, parcoursveiligheid en tijdwaarneming.
- Stuur de deelnemersbevestiging uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld daarin het programma, de zwem- en looproute, startnummers, verzamelplek, kleedruimtes en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Richt de registratiebalie minimaal 90 minuten voor de eerste start in. Leg de deelnemerslijst, startnummers, klemborden en printer klaar en test laptop, verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers arriveren.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet tenten, drinkposten, afzetlint en veiligheidsmateriaal klaar volgens een plattegrond, zodat vrijwilligers niet tijdens de start nog hoeven te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een aquatlon organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen en parcourskeuze. Reserveer daarna tijd voor veiligheidscontrole, inschrijvingen, vrijwilligers en deelnemerscommunicatie.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een aquatlon?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke post en voeg 2 tot 4 reservekrachten toe. Voor registratie, zwemveiligheid, loopparcours, wisselzone, drinkposten en tijdwaarneming kom je bij een kleine aquatlon al snel op 10 tot 15 vrijwilligers.
- Wanneer moet ik het aquatlonparcours uitzetten?
- Zet het zwemparcours en loopparcours bij voorkeur 2 tot 3 uur voor de eerste start uit. Controleer daarna alle koorden, boeien, kegels, afzetlinten en parcoursborden nog één keer vanaf het parcours zelf.
- Wat moet ik de dag voor een aquatlon controleren?
- Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, deelnemerslijst, vrijwilligersbezetting, veiligheid en werking van de tijdwaarneming. Breng materialen alleen naar de locatie als ze daar droog en veilig kunnen worden opgeslagen; koel dranken pas wanneer daar voldoende ruimte voor is.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!