Aquathlon organisieren: Die vollständige Checkliste
Ein Aquathlon verbindet Schwimmen und Laufen – deshalb müssen Strecke, Sicherheit und Wechselbereich besonders genau vorbereitet werden. Kläre zuerst den Veranstaltungsort und die Genehmigungen, bevor du die Anmeldung öffnest. Danach folgen Streckenplanung, Helfer, Zeitmessung und Teilnehmerkommunikation. Am Veranstaltungstag selbst zählen klare Beschilderung, gekühlte Getränke und ein vollständig eingerichteter Registrierungsbereich. Die Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch alle 50 Aufgaben und 42 benötigten Gegenstände.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Schwimm- und Laufstrecke festlegen
2 Personen
Streckensicherheit prüfen lassen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerbestätigung versenden
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Zeitmessung vorbereiten
2 Personen
Startnummern herstellen
2 Personen
Streckenschilder erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerliste ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Zelte und Tische aufbauen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Umkleiden kennzeichnen
2 Personen
Schwimmstrecke abstecken
4 Personen
Laufparcours abstecken
4 Personen
Sicherheitsstationen besetzen
4 Personen
Zeitnahme testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Schwimm-Briefing geben
2 Personen
Aquathlon starten lassen
3 Personen
Schwimmstrecke überwachen
5 Personen
Wechselzone betreuen
3 Personen
Laufstrecke absichern
6 Personen
Zeiten erfassen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Teilnehmende betreuen
3 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Parcoursmaterialien entfernen
4 Personen
Zelte und Möbel abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr und Material reinigen
3 Personen
Ort sauber übergeben
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 24
- Umkleideraum-TrennwändeAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- SchwimmbojenAnz. 8
- Seile für den SchwimmparcoursAnz. 2
- StartnummernAnz. 100
- SchwimmkappenAnz. 100
- MarkierungskegelAnz. 40
- AbsperrbandAnz. 8
- Wechselzonen-KistenAnz. 20
- Trinkbecher für die StreckeAnz. 200
- StoppuhrenAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 6
- PfeifenAnz. 10
- RettungsringeAnz. 2
- RettungsleinenAnz. 2
- SchwimmwestenAnz. 6
- Fahrräder für die StreckenkontrolleAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Megafon
- FunkgeräteAnz. 8
- PowerbanksAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
Dekoration
- WegweiserAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- BühnenschilderAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Schwimm- und Laufstrecke frühzeitig fest und lass die Sicherheit prüfen. Markiere beide Abschnitte erst vor Ort endgültig, damit Bojen, Seile, Kegel und Absperrband zur tatsächlichen Strecke passen.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecke, Teilnahmebedingungen und Sicherheitsanweisungen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular und verschicke die Teilnehmerbestätigung spätestens nach der Bearbeitung jeder Anmeldung.
- Plane die Helfer nicht nur für Start und Ziel ein. Für Schwimmaufsicht, Streckenkontrolle, Registrierung, Wechselzone und Zeitmessung brauchst du einen schriftlichen Einsatzplan sowie Funkgeräte oder andere klare Kommunikationswege.
- Bereite die Wechselzone getrennt vom Registrierungsbereich vor. Beschrifte Umkleiden, stelle Wechselzonen-Kisten bereit und kontrolliere am Vortag, ob Startnummern, Schwimmkappen und Zeitmessung vollständig funktionieren.
- Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und erneut am Veranstaltungs morgen. Bringe Zelte, Tische, Stromversorgung, Megafon, Powerbanks und gekühlte Getränke rechtzeitig zum Veranstaltungsort, statt den Aufbau mit der Registrierung zu vermischen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Aquathlon organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Veranstaltungsort, Genehmigungen und Streckenplanung. Die Anmeldung sollte erst online gehen, wenn Sicherheitsvorgaben, Ablauf und Helferbedarf feststehen.
- Wie viele Helfer brauche ich für einen Aquathlon?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für jede zentrale Funktion ein: Registrierung, Schwimmaufsicht, Wechselzone, Laufstrecke, Zeitmessung und Zielbereich. Für eine sichere Durchführung solltest du zusätzlich 2 bis 4 Reservehelfer einteilen.
- Was muss am Tag vor dem Aquathlon fertig sein?
- Streckenmaterial, Startnummern, Teilnehmerliste, Sicherheitsanweisungen und Helferplan sollten am Vortag geprüft und verpackt sein. Kontrolliere außerdem Zeitmessung, Funkgeräte, Megafon, Powerbanks und die Beschilderung.
- Wie viel Getränke brauche ich für einen Aquathlon?
- Rechne für die Veranstaltung mit mindestens 0,5 bis 0,75 Litern Getränken pro Teilnehmer, zusätzlich zu Wasser für Helfer. Kühle die Getränke spätestens am Vorabend und stelle Trinkbecher an den vorgesehenen Verpflegungspunkten bereit.
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