Checklist pour organiser un aquathlon
Un aquathlon combine une épreuve de natation et une course à pied : l’organisation doit donc couvrir deux parcours, une zone de transition et la sécurité des participants. Commence par réserver le lieu et vérifier les autorisations, puis définis les parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, préparer le chronométrage et confirmer les informations pratiques. Le jour J, prévois assez de temps pour baliser, installer les espaces et tester les moyens de communication.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Définir le parcours de natation et de course
2 personnes
Faire contrôler la sécurité du parcours
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux participants
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Préparer le chronométrage
2 personnes
Créer les dossards
2 personnes
Faire les panneaux du parcours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Monter les tentes et les tables
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Indiquer les vestiaires
2 personnes
Balisage du parcours de natation
4 personnes
Tracer le parcours de course
4 personnes
Tenir les postes de sécurité
4 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Animer le briefing natation
2 personnes
Lancer le départ du aquathlon
3 personnes
Surveiller le parcours de natation
5 personnes
Encadrer la zone de transition
3 personnes
Surveiller le parcours
6 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les participants
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Retirer le matériel du parcours
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 24
- Paravents de vestiaireqté 6
- Poubellesqté 8
Matériel de sport
- Bouées de natationqté 8
- Cordes pour le parcours de natationqté 2
- Numéros de départqté 100
- Bonnets de bainqté 100
- Cônes de signalisationqté 40
- Ruban de balisageqté 8
- Bacs de zone de transitionqté 20
- Gobelets pour le parcoursqté 200
- Chronomètresqté 6
- Presse-papiersqté 6
- Siffletsqté 10
- Bouées de sauvetageqté 2
- Cordes de sauvetageqté 2
- Gilets de sauvetageqté 6
- Vélos pour le contrôle du parcoursqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Mégaphone
- Talkies-walkiesqté 8
- Batteries externesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Pinces de serviceqté 6
- Machines à caféqté 2
Décoration
- Panneaux de directionqté 20
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux de scèneqté 3
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Définis les parcours de natation et de course avant de publier le formulaire d’inscription. Fais contrôler la sécurité du tracé et indique clairement les zones de départ, de transition et d’arrivée.
- Ouvre les inscriptions plusieurs semaines à l’avance et demande dès le formulaire les besoins alimentaires, le niveau d’expérience et les informations utiles à la sécurité. Envoie une confirmation finale au moins 7 jours avant l’aquathlon.
- Prévois un responsable par zone : natation, transition, course, inscriptions et arrivée. Établis le planning des bénévoles au plus tard 3 jours avant, avec les consignes de sécurité et les numéros à appeler.
- Ne garde pas le balisage pour le dernier moment : installe les bouées et les cordes de natation, puis les cônes et le ruban de signalisation du parcours à pied avant l’arrivée des participants. Vérifie chaque indication en parcourant le tracé.
- Teste le chronométrage, les talkies-walkies, le mégaphone, l’ordinateur et l’imprimante avant le départ. Prépare aussi les dossards, la liste imprimée des participants, les bonnets de bain et les batteries externes de secours.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un aquathlon ?
- Prévois au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations, définir les parcours et ouvrir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, le planning des bénévoles et les derniers contrôles.
- Combien de bénévoles faut-il pour un aquathlon ?
- Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais prévois au minimum une personne pour chaque poste clé : inscriptions, natation, transition, course, arrivée et coordination. Ajoute une réserve de 2 à 4 bénévoles pour les remplacements et les imprévus.
- Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un aquathlon ?
- Prépare des bouées de sauvetage, des cordes de sauvetage, des sifflets et, si le site l’exige, des gilets de sauvetage. Fais contrôler le parcours avant l’événement et donne à chaque bénévole des consignes écrites au moins 3 jours avant.
- Quand installer le parcours d’un aquathlon ?
- Installe le balisage de natation et le parcours de course le jour même suffisamment tôt pour pouvoir tout vérifier avant l’accueil. Termine idéalement 60 à 90 minutes avant le départ afin de tester la zone de transition, le chronométrage et les communications.
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