Checklist voor een goed voorbereide aquarelworkshop

Een aquarelworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen verf en papier klaarleggen. Je regelt eerst de locatie, inschrijvingen en het programma, daarna bestel en controleer je alle materialen. Op de dag zelf draait alles om een logische tafelindeling, schoon water, duidelijke voorbeelden en een rustige ontvangst. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet doen en welke details vaak pas op het laatste moment problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Workshopprogramma uitwerken
Materialen bestellen
Bevestiging versturen
Voorbeeldschilderijen maken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes schrijven
Boodschappen koelen
Locatiesleutels ophalen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafels afdekken
2 personen
Schildermaterialen klaarleggen
3 personen
Voorbeelden opstellen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Workshop uitleggen
Basistechnieken demonstreren
Deelnemers begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Tweede schilderopdracht uitleggen
Deelnemers individueel helpen
3 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Werkstukken laten drogen
2 personen
Werkstukken fotograferen
Werkstukken veilig verpakken
2 personen
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

Schildermaterialen sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen laten drogen
Materialen opbergen
2 personen
Overgebleven eten koelen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Ontvangsttafel
Serveerbuffet
Afvalbakkenaantal 3

Workshopmateriaal

Aquarelblokkenaantal 24
Aquarelverfsetsaantal 24
Penselenaantal 72
Mengpalettenaantal 24
Waterbakjesaantal 48
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 24
Slijpersaantal 12
Schilderstapeaantal 12
Tekenplankenaantal 24
Droogrekkenaantal 4
Beschermschortenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Glazenaantal 30
Dinerbordenaantal 30
Soepkommenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Handdroger

Keuken

Thermoskannenaantal 3
Serveertraysaantal 4
Soepkommen voor buffetaantal 3

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 24
Tafellopersaantal 6
Prikbordenaantal 2

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaaksponsjesaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de materiaalcontrole uiterlijk 2 dagen voor de workshop. Tel aquarelblokken, verfsets, penselen, mengpaletten en waterbakjes per deelnemer na en leg extra potloden, gummen en penselen apart.
Maak de deelnemerslijst definitief zodra de aanmeldtermijn sluit. Noteer dieetwensen en schrijf naamkaartjes vooraf; zo hoef je bij binnenkomst niet tegelijk administratie en ontvangst te doen.
Zet tafels zo neer dat iedere deelnemer voldoende werkruimte heeft en niemand met een penseel tegen een buur aankomt. Dek de tafels af voordat je verf, waterbakjes en tekenplanken klaarlegt.
Test waterkokers, het koffiezetapparaat, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren. Houd drank en schildermaterialen gescheiden en plaats afvalbakken op minstens 2 logische punten in de ruimte.
Leg de voorbeeldschilderijen en werkbladen vóór de start zichtbaar klaar en controleer of de ruimte goed geventileerd is. Reserveer na afloop tijd om nat werk op droogrekken te zetten en de gebruikte materialen te verzamelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een aquarelworkshop organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 1 week voor de workshop de aanmeldingen, dieetwensen en deelnemerslijst kunt afronden.
Hoeveel aquarelmaterialen heb ik per deelnemer nodig?: Reken minimaal 1 aquarelblok, 1 verfset, 2 tot 3 penselen, 1 mengpalet, 1 waterbakje, 1 potlood en 1 gum per deelnemer. Leg daarnaast enkele reservepenselen, slijpers en potloden klaar voor uitval of verlies.
Wanneer moet ik de ruimte voor een aquarelworkshop klaarzetten?: Begin 2 tot 3 uur voor de ontvangst met ventileren, tafels opstellen en tafels afdekken. Leg schildermaterialen, voorbeelden, werkbladen en naamkaartjes uiterlijk 30 minuten voor aanvang klaar.
Hoe voorkom ik dat aquarelwerk na de workshop beschadigt?: Voorzie per deelnemer een plek op een droogrek of een andere vlakke droogruimte. Laat het werk minimaal 30 minuten drogen voordat je het verplaatst en houd de natte schilderijen uit de buurt van servies en drank.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.