Checklist voor een ambtsjubileumviering organiseren

Een ambtsjubileumviering vraagt om meer dan een uitnodiging en een buffet. Je regelt tegelijk de gastenlijst, locatie, zitplaatsen, toespraken, catering en de ontvangst van genodigden. Begin op tijd met de aanmeldingen en dieetwensen, zodat je aantallen en allergenen later niet hoeft te schatten. Reserveer bovendien vroeg de microfoon, tafels en stoelen en leg de spreekvolgorde vast voordat het programma wordt gedrukt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan genodigden sturen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Locatie reserveren
Tafels en stoelen reserveren
Microfoon reserveren
Spreekvolgorde vastleggen
2 personen
Toespraken verzamelen
Muziekselectie samenstellen
Menukaart bepalen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Allergenenoverzicht maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dessert voorbereiden
2 personen
Groenten en fruit snijden
3 personen
Buffetonderdelen klaarzetten
3 personen
Naamkaartjes maken
Programmakaarten printen
Foto's voor presentatie selecteren
2 personen
Presentatie samenstellen
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Programmakaarten neerleggen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Licht versiering aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

Gasten verwelkomen
4 personen
Jassen en geschenken aannemen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Aperitief serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Toespraken technisch ondersteunen
Jubilaris begeleiden
Presentatie afspelen
Toost uitserveren
4 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet begeleiden
4 personen
Borden en bestek aanvullen
2 personen
Buffetgerechten vervangen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Koffie na diner serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Cadeaus verzamelen
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Cadeaus veilig opbergen
2 personen
Servies verzamelen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Dranken opruimen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Koelkasten leegmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Kledingrekkenaantal 2
Spreektafel

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Dinerbestekaantal 100
Serveerbestekaantal 20
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen voor dessertaantal 8
Karaffenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Servettenaantal 120
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 60
Slingersaantal 8
Naamkaartjesaantal 90
Programmakaartenaantal 100
Fotolijstenaantal 6
Tafelnummersaantal 10
Cadeautafelkleed
Plakbandaantal 4
Touwaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Laptop
Presentatiescherm
Beamer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Koelelementenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst de gastenlijst en verstuur de uitnodigingen ruim vóór de viering. Plan een duidelijke uiterste aanmelddatum; stuur daarna een herinnering en maak pas op basis van de reacties de definitieve lijst.
Vraag dieetwensen en allergieën tegelijk met de aanmelding uit. Zet ze in één allergenenoverzicht en geef dat vóór de voorbereiding door aan de catering of degene die het buffet samenstelt.
Leg de spreekvolgorde en toespraken uiterlijk enkele dagen vooraf vast. Controleer of de microfoon werkt en houd programmakaarten achter de hand voor wijzigingen op de dag zelf.
Bereken cateringhoeveelheden pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Koel dranken tijdig, bereid hapjes en dessert in fases voor en zet buffetonderdelen vlak voor ontvangst klaar.
Richt de ontvangsttafel, spreekplek en cadeautafel afzonderlijk in. Leg naamkaartjes, programmakaarten, servetten en serveerbestek klaar voordat de eerste gast arriveert; dat voorkomt zoeken tijdens de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ambtsjubileumviering organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Reserveer microfoon, tafels en stoelen zodra de datum vaststaat; zo kun je de ruimte en het programma daarna gericht uitwerken.
Wanneer moet ik de definitieve gastenlijst voor een ambtsjubileum maken?: Plan de uiterste aanmelddatum ongeveer 2 tot 3 weken vóór de viering. Stuur 7 dagen vóór die datum een herinnering en gebruik daarna de definitieve lijst voor catering, naamkaartjes en tafelschikking.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de voorbereiding op de dag zelf?: Reken op minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, aankleding en ontvangsttafel. Zet gekoelde dranken eerder weg en reserveer extra tijd voor het testen van de microfoon en het klaarleggen van programmakaarten.
Wanneer regel ik toespraken en de spreekvolgorde?: Vraag toespraken uiterlijk 2 weken vooraf op en leg de spreekvolgorde uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf definitief vast. Zo kun je het programma printen en nog controleren of iedere spreker de juiste tijd en plek kent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.