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Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsfeier wird übersichtlich, wenn du zuerst Gästezahl, Ort und Ablauf festlegst und danach Essen, Getränke und Ausstattung planst. Beginne mehrere Wochen vorher mit der Gästeliste, den Einladungen und der Reservierung der Location. Später brauchst du verbindliche Rückmeldungen, Ernährungswünsche und eine realistische Cateringmenge. Kurz vor der Feier zählen gekühlte Getränke, vorbereitete Speisen, Namensschilder und gedruckte Programmkarten – genau diese Dinge werden oft zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung an die Eingeladenen senden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Tische und Stühle reservieren

  • Mikrofon reservieren

  • Redereihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Reden sammeln

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Speisekarte festlegen

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Allergenübersicht erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke gekühlt lagern

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Dessert vorbereiten

    2 Personen

  • Obst und Gemüse schneiden

    3 Personen

  • Buffetteile bereitstellen

    3 Personen

  • Namensschilder erstellen

  • Programmhefte drucken

  • Fotos für die Präsentation auswählen

    2 Personen

  • Präsentation zusammenstellen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Programmhefte auslegen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Lichtdekoration anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Präsentationsbildschirm anschließen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Buffetgerichte bereitstellen

    4 Personen

  • Empfangsteam einweisen

    3 Personen

Event

  • Gäste begrüßen

    4 Personen

  • Jacken und Geschenke entgegennehmen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Aperitif servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gäste zu den Sitzplätzen begleiten

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Reden technisch unterstützen

  • Jubiläumsgast betreuen

  • Präsentation abspielen

  • Toast ausschenken

    4 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet betreuen

    4 Personen

  • Teller und Besteck auffüllen

    2 Personen

  • Buffetgerichte ersetzen

    3 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Kaffee nach dem Abendessen servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Geschenke sammeln

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschenke sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Getränke wegräumen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage abkoppeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Kühlschränke leeren

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 4
  • Empfangstisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • Rednertisch

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • ChampagnergläserAnz. 90
  • KaffeelöffelAnz. 90
  • Besteck für das AbendessenAnz. 100
  • ServierbesteckAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 16
  • Servierplatten für DessertAnz. 8
  • KaraffenAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • ServiettenAnz. 120
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • BallonsAnz. 60
  • GirlandenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 90
  • ProgrammkartenAnz. 100
  • BilderrahmenAnz. 6
  • TischnummernAnz. 10
  • Geschenktischdecke
  • KlebebandAnz. 4
  • SeilAnz. 2

Ausstattung

  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • Laptop
  • Präsentationsbildschirm
  • Beamer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltefolieAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 10
  • TischlampenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • WischmoppAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Jubiläumsfeier und setze eine Rückmeldefrist etwa 3 Wochen vorher. So bleibt genug Zeit, die endgültige Gästeliste und Ernährungswünsche an das Catering weiterzugeben.
  • Reserviere Location, Tische, Stühle und das Mikrofon frühzeitig. Prüfe spätestens 2 Wochen vor dem Termin, ob Empfangstisch, Rednertisch, Buffetische und ein Kleiderständer tatsächlich vor Ort verfügbar sind.
  • Plane Reden nicht erst am Veranstaltungstag: Lege die Reihenfolge fest und sammle die Beiträge mindestens 7 Tage vorher. Für Programmhefte und Namensschilder brauchst du die finalen Namen und Zeiten, bevor du sie druckst.
  • Berechne Speisen und Getränke erst mit der bestätigten Gästezahl. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du grob 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen; berücksichtige zusätzlich Wasser, Kaffee und alkoholfreie Alternativen.
  • Bereite Snacks, Dessert sowie geschnittenes Obst und Gemüse möglichst am selben Tag vor und lagere Getränke vorher gekühlt. Stelle Teller, Gläser, Besteck, Serviergeschirr und Karaffen vor dem Eintreffen der Gäste am Buffet bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Location. Die verbindliche Gästezahl, das Catering und die Ausstattung sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Feier feststehen.
Wann verschickt man Einladungen zur Jubiläumsfeier?
Verschicke die Einladungen 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist rund 3 Wochen vorher, damit du Mengen, Sitzplätze und Ernährungswünsche zuverlässig planen kannst.
Wie viele Getränke braucht man für eine Jubiläumsfeier?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Wasser und alkoholfreie Getränke sollten zusätzlich zu Wein, Sekt oder Bier verfügbar sein.
Wann sollte das Catering für eine Jubiläumsfeier bestellt werden?
Bestelle oder bestätige das Catering spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Feier, sobald die Rückmeldungen vorliegen. Aktualisiere die Mengen noch einmal 7 bis 10 Tage vorher mit der endgültigen Gästeliste.

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