LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde alumniavond

Een alumniavond draait om bijpraten, maar de voorbereiding vraagt meer dan alleen een datum prikken. Leg eerst locatie, begroting en programma vast en werk daarna toe naar uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel dieetwensen op tijd, zodat je catering en tafelindeling kunt aanpassen. In de laatste week controleer je deelnemers, sprekers, leveringen en boodschappen. Op de dag zelf helpen een registratietafel, naamkaartjes, een afgedrukt draaiboek en duidelijke opbouwtijden om de avond rustig te laten verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Begroting opstellen

    2 personen

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Uitnodiging ontwerpen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Aanmeldingen controleren

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma en tijden bevestigen

    2 personen

  • Sprekers bevestigen

  • Muziekselectie samenstellen

  • Fotomateriaal verzamelen

    2 personen

  • Presentatie samenstellen

    2 personen

  • Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • Draaiboek afdrukken

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Leveringen bevestigen

  • Laatste herinnering versturen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Verse producten ophalen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimtes controleren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Naamkaartjes klaarleggen

  • Presentatieruimte inrichten

    2 personen

  • Beamer aansluiten

    2 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    2 personen

  • Presentatie testen

    2 personen

  • Muziek testen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Licht en kaarsen plaatsen

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Buffet klaarzetten

    3 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Servies en glazen klaarzetten

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Ontvangstteam instrueren

    2 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    4 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Naamkaartjes uitdelen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Opening aankondigen

  • Presentatie begeleiden

    2 personen

  • Microfoon beheren

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Achtergrondmuziek verzorgen

  • Groepsfoto maken

    2 personen

  • Open gesprek begeleiden

    2 personen

  • Koffie en thee bijvullen

    2 personen

  • Laatste ronde aankondigen

  • Gasten uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Etensresten koelen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Ruimtes schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Afval wegbrengen

    2 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opruimen

    2 personen

  • Foto's en materialen archiveren

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 10
  • Stoelenaantal 70
  • Buffettafelsaantal 3
  • Registratietafel
  • Statafelsaantal 6
  • Garderoberekaantal 2

Servies

  • Dinerbordenaantal 80
  • Dessertbordenaantal 80
  • Koffiekopjesaantal 70
  • Waterglazenaantal 100
  • Wijnglazenaantal 80
  • Koffielepelsaantal 80
  • Vorkenaantal 80
  • Messenaantal 80
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertraysaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Scharenaantal 3
  • Maatbekersaantal 3
  • Serveertangenaantal 8
  • Mengkommenaantal 6
  • Aluminiumfolieaantal 3
  • Vershoudfolieaantal 3

Apparatuur

  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Laptop
  • HDMI-kabelaantal 2
  • Geluidsboxenaantal 2
  • Microfoonaantal 2
  • Microfoonstandaard
  • Verlengkabelsaantal 5
  • Stekkerdozenaantal 5
  • Opladersaantal 3

Decoratie

  • Naamkaartjesaantal 75
  • Tafelkleedjesaantal 10
  • Ballonnenaantal 80
  • Ballonlintaantal 2
  • Slingersaantal 8
  • Vaasjesaantal 10
  • Tafelbordjesaantal 8
  • Pennenaantal 20
  • Inschrijfformulierenaantal 80

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 4
  • LED-kaarsenaantal 30
  • Batterijenaantal 20

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Vuilniszakhoudersaantal 4
  • Bezemaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan het aanmeldformulier minimaal 6 weken vooraf open en sluit het ongeveer 10 dagen voor de alumniavond. Dan houd je tijd over om deelnemers, dieetwensen en aantallen te controleren.
  • Bevestig programma, tijden en sprekers uiterlijk 2 weken vooraf. Reserveer in het draaiboek ook tijd voor ontvangst, registratie, een eventuele presentatie en het afsluiten van de avond.
  • Maak naamkaartjes op basis van de definitieve deelnemerslijst en leg ze bij de registratietafel op alfabetische volgorde. Zo kost het aanmelden per persoon hooguit een minuut.
  • Controleer de opstelling vóór de eerste gast binnenkomt: tafels, stoelen, buffettafels, statafels, garderoberek en de plek van de beamer. Test presentaties en beeld voordat het programma begint.
  • Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal verse producten op de dag zelf. Bevestig leveringen uiterlijk 48 uur vooraf en leg koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en serveermateriaal klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een alumniavond organiseren?
Begin ongeveer 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, begroting en programma. Verstuur de uitnodiging daarna zo snel mogelijk, zodat je vóór de laatste 2 weken een betrouwbaar deelnemersaantal hebt.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een alumniavond?
Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Stuur 7 dagen voor de avond een laatste herinnering met de tijden, locatie, route en eventuele dieet- of parkeerinformatie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een alumniavond?
Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw. In die tijd kun je de ruimtes controleren, tafels en stoelen plaatsen, de registratietafel inrichten, de beamer testen en het buffet klaarzetten.
Wanneer moet je dieetwensen voor een alumniavond verzamelen?
Vraag dieetwensen direct uit bij de aanmelding en controleer ze opnieuw zodra de inschrijving sluit. Geef de definitieve lijst uiterlijk 7 dagen vooraf door aan degene die de catering of boodschappen regelt.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!