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Alumniabend organisieren: die praktische Checkliste

Ein Alumniabend steht und fällt mit guter Vorbereitung: Ehemalige sollen sich schnell anmelden können, bekannte Gesichter wiederfinden und einem klaren Programm folgen. Plane zuerst Termin, Ort und Budget, danach Einladung und Anmeldeverfahren. In den letzten zwei Wochen prüfst du Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche, Referenten und Technik. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen festen Ablauf für Registrierung, Aufbau, Präsentation, Buffet und Abbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladung gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Anmeldungen prüfen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Zeiten bestätigen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Fotomaterial sammeln

    2 Personen

  • Präsentation zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Lieferungen bestätigen

  • Letzte Erinnerung versenden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Präsentationsraum einrichten

    2 Personen

  • Beamer anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Musik testen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Licht und Kerzen aufstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Empfangsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Präsentation moderieren

    2 Personen

  • Mikrofon verwalten

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Hintergrundmusik bereitstellen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Offenes Gespräch begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Essensreste kühlen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Fotos und Materialien archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • Registrierungstisch
  • StehtischeAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ScherenAnz. 3
  • MessbecherAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltefolieAnz. 3

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • LautsprecherboxenAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • LadegeräteAnz. 3

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 75
  • TischdeckenAnz. 10
  • BallonsAnz. 80
  • BallonbandAnz. 2
  • GirlandenAnz. 8
  • VasenAnz. 10
  • TischschilderAnz. 8
  • StifteAnz. 20
  • AnmeldeformulareAnz. 80

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-KerzenAnz. 30
  • BatterienAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllsackhalterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne das Anmeldeformular früh genug und setze eine verbindliche Frist. Prüfe die Liste anschließend mindestens zweimal auf doppelte Einträge, Absagen und fehlende Ernährungswünsche.
  • Bestätige Programm und Referenten spätestens 7 Tage vor dem Alumniabend. Drucke Drehbuch, Teilnehmerliste und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag aus.
  • Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch und ausreichend Platz für Garderobe ein. Lege Namensschilder alphabetisch oder nach Jahrgang sortiert bereit, damit die ersten Gäste nicht warten müssen.
  • Teste den Beamer und die Präsentation vor dem Einlass vollständig. Sammle Fotomaterial frühzeitig und speichere die Präsentation zusätzlich auf einem zweiten Gerät oder Datenträger.
  • Bestätige Lieferungen am Vortag und hole frische Produkte erst kurz vor dem Aufbau ab. Kontrolliere beim Einkauf besonders Geschirr, Gläser, Kaffeemaschinen, Thermoskannen und Servierutensilien.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Alumniabend organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Budget. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit genügend Zeit für Anmeldungen bleibt.
Wann sollte die Anmeldung für einen Alumniabend geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vor dem Abend. So kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Namensschilder und Verpflegung rechtzeitig festlegen.
Wie viele Namensschilder braucht man für einen Alumniabend?
Bereite für jede angemeldete Person ein Namensschild vor und drucke 5 bis 10 zusätzliche leere Schilder für Nachmeldungen oder Schreibfehler. Sortiere sie vor dem Einlass in der Reihenfolge der Teilnehmerliste.
Wann sollte man Technik und Präsentation für einen Alumniabend prüfen?
Teste Beamer, Präsentation und Ton spätestens 3 Tage vorher und wiederhole den Funktionstest beim Aufbau. Lade Präsentationsdateien zusätzlich auf ein zweites Gerät, falls der Hauptrechner ausfällt.

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