Alpenkerstmarkt organiseren: checklist en planning

Een Alpenkerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstdecoratie. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over locatie, vergunningen, stroom, kraamhouders en de verkeersroute. Daarna volgen de aanmeldingen, kraamindeling, boodschappen en voorbereiding van glühwein, hapjes en warme dranken. Deze checklist helpt je de 72 taken in de juiste volgorde af te werken en op de dag zelf niets te missen, van tentgewichten en kabelmatten tot koude dranken en duidelijke pijlborden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Stroomvoorziening vastleggen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Leveranciers reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling maken
2 personen
Verkeersroute controleren
Weersverwachting volgen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Kraamhouders informeren
Programma publiceren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Glühweinbasis voorbereiden
2 personen
Kerstmuziek klaarzetten
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Kraamtafels inrichten
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Glühwein opwarmen
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Allergeneninformatie plaatsen
Toiletten controleren
2 personen
Terrein veilig nalopen
2 personen

Event

Kraamhouders ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kassa bemannen
2 personen
Glühwein serveren
3 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Verlichting inschakelen
Programmaonderdelen aankondigen
Muziek bedienen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Dieetwensen controleren
Laatste ronde aankondigen
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting afkoppelen
2 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tentgewichtenaantal 16
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 16
Kassatafel
Afvalbakkenaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Tafelkledenaantal 16
Kerstfigurenaantal 8
Menubordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Led-lantaarnsaantal 16
Batterijenaantal 24
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 8

Apparatuur

Warmhoudbakkenaantal 4
Glühweinwarmersaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Microfoon
Kassalade
Pinapparaat
Thermoskannenaantal 6
Handlampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glühweinbekersaantal 100
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Ovenwantenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de stroomvoorziening vast voordat je lichtsnoeren, glühweinwarmers, waterkokers en koffiezetapparaten reserveert. Maak per kraam een overzicht van het benodigde vermogen en houd verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten apart.
Volg de weersverwachting vanaf 7 dagen vooraf en controleer de situatie opnieuw 24 uur voor opening. Plan partytenten, tentgewichten en een droge opslagplek voor decoratie en verse producten; wind en regen bepalen hoeveel opbouwtijd je nodig hebt.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor de markt en stuur kraamhouders daarna de definitieve kraamindeling, aanrijroute en opbouwtijd. Zo voorkom je dat een ontbrekende kraam of late wijziging de indeling en verkeersroute op de ochtend zelf verstoort.
Koel dranken tijdig en bereid de glühweinbasis en hapjes zo veel mogelijk vooraf. Reserveer voor warme dranken een aparte plek met glühweinwarmers, warmhoudbakken, waterkokers en koffiezetapparaten, zodat bezoekersstromen niet door elkaar lopen.
Loop vóór opening de hele route als bezoeker: vanaf de ingang langs de marktkramen, menuborden en afvalbakken tot de uitgang. Plaats pijlborden op beslispunten en test alle lichtsnoeren en led-lantaarns met nieuwe of gecontroleerde batterijen voordat het donker wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Alpenkerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, stroom en kraamhouders. Open het aanmeldformulier daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de markt de deelnemerslijst en kraamindeling kunt vastleggen.
Wanneer moet ik kraamhouders benaderen voor een Alpenkerstmarkt?: Benader kraamhouders ongeveer 8 weken vooraf en geef een aanmeldtermijn van 2 tot 3 weken. Stuur de definitieve indeling, verkeersroute en praktische instructies uiterlijk 5 dagen voor de markt.
Hoeveel tentgewichten heb ik nodig voor een Alpenkerstmarkt?: Reken minimaal op 1 tentgewicht per poot van een partytent: bij een tent met 4 poten zijn dat dus 4 gewichten. Controleer daarnaast de voorschriften van de locatie en pas het aantal aan bij verwachte wind.
Wanneer moet ik glühwein en warme dranken voorbereiden?: Bereid de glühweinbasis en hapjes bij voorkeur de dag ervoor en zet dranken enkele uren vóór opening koud. Test glühweinwarmers, waterkokers en koffiezetapparaten uiterlijk 60 minuten voor de eerste bezoekers komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.