Zo organiseer je een airsoftwedstrijd

Begin met de locatie en het aantal deelnemers: daarvan hangen materiaal, vervoer, teams en kosten af. Reserveer het airsoftveld en de benodigde uitrusting zodra de datum vaststaat, en verwerk aanmeldingen, betalingen en dieetwensen in één overzicht. Werk daarna de scenario’s, teamindeling en deelnemersinformatie uit. Op de wedstrijddag draait alles om een gecontroleerde start: inspecteer het terrein, richt veiligheidszones en registratie in en controleer materiaal, batterijen en eerste hulp voordat iemand het veld op gaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Airsoftveld reserveren
5
Airsoftmateriaal reserveren
6
Vervoer naar locatie regelen
7
Betalingen en borg verwerken
8
Teams samenstellen
2 personen
9
Spelscenario's uitwerken
2 personen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materiaal en batterijen controleren
2 personen
14
Wedstrijdformulieren printen
15
Eerste hulp controleren
16
Transport laden
2 personen
17
Wedstrijdterrein inspecteren
2 personen
18
Registratietafel opstellen
2 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
21
Catering klaarzetten
3 personen
22
Verlichting en stroom aansluiten
2 personen
23
Veiligheidszones markeren
3 personen

Event

24
Deelnemers registreren
2 personen
25
Beschermingsmiddelen uitdelen
3 personen
26
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
27
Teams en startposities uitleggen
2 personen
28
Wapens en maskers controleren
3 personen
29
Eerste spelronde begeleiden
4 personen
30
Tweede spelronde begeleiden
4 personen
31
Derde spelronde begeleiden
4 personen
32
Pauzehapjes serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Avondronde begeleiden
4 personen
35
Finaleronde begeleiden
4 personen
36
Uitslag vastleggen
2 personen
37
Winnaar bekendmaken
38
Deelnemers uitchecken
2 personen
39
Airsoftmateriaal innemen
3 personen

Nazorg

40
Terrein opruimen
4 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies en materiaal reinigen
3 personen
43
Verlichting en stroom afbouwen
2 personen
44
Materiaal terugladen
3 personen
45
Geleend materiaal retourneren
2 personen
46
Koelboxen en tenten drogen
2 personen
47
Transport schoonmaken
2 personen
48
Beschadigingen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Airsoftreplica'saantal 30
Airsoftmaskersaantal 40
BB'saantal 10
Reserve magazijnenaantal 60
Reservebatterijenaantal 30
Batterijladersaantal 10
Beschermende handschoenenaantal 40
High-visibility hesjesaantal 10
Veldvlaggenaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Fluitjesaantal 4
Chronograaf
Portofoonsaantal 8
Terreinplattegrondenaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Bouwlampenaantal 4
Hoofdlampenaantal 40
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Handwasbakkenaantal 2
Sponsjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 14 dagen voor de wedstrijd. Vraag tegelijk dieetwensen, vervoer en betaling uit; openstaande borg of deelnemersbijdragen komen anders vaak pas op de wedstrijddag boven water.
Reserveer veld en airsoftmateriaal voordat je uitnodigingen definitief verstuurt. Controleer vooraf hoeveel replica’s, maskers, magazijnen, BB’s en reservebatterijen beschikbaar zijn voor het maximale aantal spelers.
Maak scenario’s die passen binnen de beschikbare speeltijd en leg de regels op één deelnemersdocument vast. Voeg een terreinplattegrond, teamindeling, route, verzameltijd en contactpersoon toe, zodat je op locatie minder hoeft uit te leggen.
Richt de locatie eerst functioneel in: markeer veiligheidszones met verkeerskegels en veldvlaggen, zet de registratietafel klaar en houd beschermingsmiddelen apart per deelnemer. Test portofoons, chronograaf en verlichting vóór de eerste briefing.
Laad materiaal in een vaste volgorde en maak een korte vertrekchecklist. Controleer naast replica’s en BB’s ook laders, reservebatterijen, eerste hulp, verlengkabels, stekkerdozen, water en afvalbakken; juist deze ondersteunende spullen worden vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een airsoftwedstrijd organiseren?: Leg de datum en het veld bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer materiaal en vervoer daarna direct; verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de wedstrijd en sluit de inschrijving 1 tot 2 weken vooraf.
Hoeveel airsoftmateriaal heb ik nodig per deelnemer?: Reken per speler op één passende replica, één airsoftmasker en voldoende BB’s voor alle scenario’s. Plan daarnaast reserve magazijnen en reservebatterijen; houd voor materiaal dat gedeeld wordt minstens 10% reserve achter de hand.
Wanneer maak je de teams voor een airsoftwedstrijd?: Maak een voorlopige teamindeling zodra de inschrijving bijna compleet is, ongeveer 7 dagen vooraf. Bevestig de definitieve teams na de laatste betaling en stuur ze uiterlijk 24 uur voor de wedstrijd mee met de deelnemersinformatie.
Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste controleren?: Inspecteer bij aankomst eerst het terrein en markeer de veiligheidszones voordat deelnemers zich registreren. Controleer daarna chronograaf, maskers, replica’s, batterijen, portofoons en eerste hulp; plan hiervoor minimaal 45 minuten vóór de briefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.