Checklist voor een airsoftwedstrijd organiseren

Een airsoftwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een veld en replica’s reserveren. Je moet deelnemers op tijd laten betalen, teams en scenario’s maken en controleren of batterijen, BB’s en beschermingsmiddelen compleet zijn. Op de speeldag zelf bepalen registratie, veiligheidszones en een duidelijke briefing hoeveel tijd je verliest. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en voorkom dat je op het laatste moment nog vervoer, stroom of eerste hulp moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Airsoftveld reserveren
Airsoftmateriaal reserveren
Vervoer naar locatie regelen
Betalingen en borg verwerken
Teams samenstellen
2 personen
Spelscenario's uitwerken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materiaal en batterijen controleren
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Eerste hulp controleren
Transport laden
2 personen
Wedstrijdterrein inspecteren
2 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Verlichting en stroom aansluiten
2 personen
Veiligheidszones markeren
3 personen

Event

Deelnemers registreren
2 personen
Beschermingsmiddelen uitdelen
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Teams en startposities uitleggen
2 personen
Wapens en maskers controleren
3 personen
Eerste spelronde begeleiden
4 personen
Tweede spelronde begeleiden
4 personen
Derde spelronde begeleiden
4 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondronde begeleiden
4 personen
Finaleronde begeleiden
4 personen
Uitslag vastleggen
2 personen
Winnaar bekendmaken
Deelnemers uitchecken
2 personen
Airsoftmateriaal innemen
3 personen

Nazorg

Terrein opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies en materiaal reinigen
3 personen
Verlichting en stroom afbouwen
2 personen
Materiaal terugladen
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Koelboxen en tenten drogen
2 personen
Transport schoonmaken
2 personen
Beschadigingen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Airsoftreplica'saantal 30
Airsoftmaskersaantal 40
BB'saantal 10
Reserve magazijnenaantal 60
Reservebatterijenaantal 30
Batterijladersaantal 10
Beschermende handschoenenaantal 40
High-visibility hesjesaantal 10
Veldvlaggenaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Fluitjesaantal 4
Chronograaf
Portofoonsaantal 8
Terreinplattegrondenaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Bouwlampenaantal 4
Hoofdlampenaantal 40
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Handwasbakkenaantal 2
Sponsjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het airsoftveld en materiaal zodra je de gewenste datum hebt; controleer uiterlijk twee weken vooraf het aantal replica’s, maskers, magazijnen en reservebatterijen.
Stuur deelnemersinformatie minimaal 7 dagen voor de wedstrijd. Zet daarin de route, vertrektijd, kledingadvies, betaalstatus, dieetwensen en een uiterste termijn voor afmelden.
Plan vóór de speeldag een materiaalcontrole: laad alle batterijen, test de portofoons en chronograaf en neem extra BB’s mee. Controleer ook of elk team een terreinplattegrond en herkenbare hesjes krijgt.
Markeer op locatie vóór aankomst van de deelnemers de veiligheidszones met verkeerskegels en veldvlaggen. Richt registratie, materiaaluitgifte en catering apart in, zodat spelers niet door elkaar heen lopen.
Reken voor opbouw en controle minstens 90 minuten vóór de eerste briefing. Laad tenten, tafels, stoelen, bouwlampen, verlengkabels en afvalbakken als eerste in; zonder stroom of beschutting loopt de rest snel vertraging op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een airsoftwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het reserveren van het airsoftveld en materiaal. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit betalingen en teamindeling 7 dagen voor de wedstrijd.
Hoeveel BB's heb ik nodig per persoon bij een airsoftwedstrijd?: Houd als praktische startvoorraad rekening met ongeveer 2.000 BB’s per speler voor een volledige speeldag. Neem daarnaast minimaal 10 procent extra mee voor verlies, storingen en spelers die meer verbruiken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een airsoftwedstrijd?: Plan minimaal 90 minuten voor transport uitladen, terreininspectie, veiligheidszones, registratie, catering en stroom. Kom je met een klein team, reserveer dan 2 uur zodat materiaalcontrole niet onder tijdsdruk gebeurt.
Wanneer maak je de teams voor een airsoftwedstrijd?: Maak de voorlopige teams 3 tot 5 dagen vooraf, nadat de aanmeldingen en betalingen zijn verwerkt. Controleer op de ochtend zelf nog de aanwezigheid en pas de indeling aan bij afmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.