Checklist voor een goed georganiseerde agapèmaaltijd

Een agapèmaaltijd vraagt meer voorbereiding dan alleen samen eten. Je regelt tegelijk de maaltijd, de ontvangst, de tafelschikking en een programma met liturgie, gebed, muziek en liederen. Begin enkele weken vooraf met datum, locatie en aanmeldingen, zodat dieetwensen en vrijwilligers op tijd verwerkt zijn. In de laatste dagen verschuift de aandacht naar boodschappen, koeling, snijwerk, warme gerechten en het klaarzetten van tafels, stoelen en servies.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Maaltijdmenu vaststellen
3 personen
Locatie reserveren
Tafelschikking maken
2 personen
Liturgie en programma maken
2 personen
Gebedsmoment voorbereiden
2 personen
Muziek en liederen selecteren
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Servies en materiaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare producten opslaan
2 personen
Verse producten koelen
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Soep en warme gerechten maken
3 personen
Dessert voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafels feestelijk dekken
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Servicetafels inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Maaltijd op temperatuur brengen
3 personen
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten welkom heten
3 personen
Openingsgebed begeleiden
2 personen
Brood en soep serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Hoofdgerecht serveren
5 personen
Getuigenissen en gesprek begeleiden
2 personen
Dessert en koffie serveren
4 personen
Avondgebed begeleiden
2 personen
Laatste hapjes serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten verpakken
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
Decoratie en materialen inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 7
Stoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 7
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Soeplepelsaantal 60
Theelepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Soepkommen grootaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Broodmandenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3

Decoratie

Tafellopersaantal 7
Bloemstukkenaantal 7
Kaarsenaantal 30
Kaarsenhoudersaantal 15
Naamkaartjesaantal 60
Menukaartenaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen zodra datum en locatie vaststaan en vraag meteen naar dieetwensen. Verwerk die gegevens uiterlijk één week voor de maaltijd in het menu en de taakverdeling.
Plan vrijwilligers per onderdeel in plaats van alleen per tijdsblok: ontvangst, keuken, buffet, programma en opruimen. Zorg dat de keukenploeg minstens twee uur vóór aanvang kan starten met groenten snijden en warme gerechten.
Controleer het servies en de keukenmaterialen minstens zeven dagen vooraf. Tel niet alleen dinerborden, maar ook soepkommen, dessertborden, glazen, bestek, serveerschalen en opscheplepels.
Maak voor houdbare en verse boodschappen een aparte planning. Koop houdbare producten eerder, maar bewaar verse ingrediënten gekoeld en bereid soep, warme gerechten en dessert volgens een concreet tijdschema op de dag zelf.
Zet de ruimte minstens 90 minuten voor ontvangst open. Plaats eerst tafels en stoelen, dek daarna met tafelkleden, borden, glazen en bestek en controleer vervolgens koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken, koelboxen en verlengsnoeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een agapèmaaltijd organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de maaltijd, zodat menu, dieetwensen en vrijwilligers definitief kunnen worden gemaakt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een agapèmaaltijd?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 2 voor de keuken, 1 voor het buffet en 2 voor opbouw en opruimen. Bij een grotere groep heb je per 10 tot 15 gasten extra hulp nodig voor uitserveren of afruimen.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een agapèmaaltijd?: Koop houdbare producten 3 tot 7 dagen vooraf en verse producten bij voorkeur 1 dag vooraf. Plan het wassen en snijden van groenten en het voorbereiden van dessert op de dag vóór of de ochtend van de maaltijd, afhankelijk van het recept.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, tafelkleden, servies, decoratie en buffet. Houd daarnaast 30 minuten extra achter de hand voor het aansluiten van apparatuur, het koelen van producten en onverwachte problemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.