Checklist pour organiser un repas d’agapè

Un repas d’agapè demande une préparation à la fois conviviale et précise. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’à l’installation des tables et au temps de prière. Prévoyez assez tôt les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles : ce sont les points qui prennent le plus souvent du retard. Le plan comprend 52 tâches et 43 éléments à prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir le menu du repas
3 personnes
Réserver le lieu
Établir le plan de table
2 personnes
Élaborer la liturgie et le programme
2 personnes
Préparer le moment de prière
2 personnes
Sélectionner la musique et les chants
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits longue conservation
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer des soupes et plats chauds
3 personnes
Préparer le dessert
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables de fête
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer les tables de service
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Remettre le repas à température
3 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Animer la prière d’ouverture
2 personnes
Servir le pain et la soupe
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Servir le plat principal
5 personnes
Animer les témoignages et la discussion
2 personnes
Servir le dessert et le café
4 personnes
Animer la prière du soir
2 personnes
Servir les derniers amuse-bouches
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
3 personnes
Emballer la décoration et le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 7
Chaisesqté 60
Nappesqté 7
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Bol à soupeqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Louches à soupeqté 60
Cuillères à caféqté 60
Louchesqté 12

Cuisine

Grands bols à soupeqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 3
Thermosqté 6
Rallongesqté 3

Décoration

Chemins de tableqté 7
Compositions floralesqté 7
Bougiesqté 30
Bougeoirsqté 15
Badges nominatifsqté 60
Cartes de menuqté 10

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lancez les inscriptions dès que la date et le lieu sont confirmés. Fixez une date limite au moins 7 jours avant le repas afin de connaître le nombre de couverts et les besoins alimentaires.
Ne finalisez pas le menu avant d’avoir recueilli les allergies, intolérances et régimes particuliers. Prévoyez ensuite les quantités pour le nombre d’inscrits, avec une marge raisonnable pour le service.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par responsabilités, plutôt que de demander une aide générale. Prévoyez notamment une équipe pour l’ouverture, une pour la cuisine et une pour le rangement.
Vérifiez la vaisselle et le matériel au moins 3 jours avant. Comptez les assiettes, verres, couverts, tasses et ustensiles de service séparément : les pièces manquantes apparaissent souvent trop tard.
Préparez les produits à l’avance selon leur conservation : stockez les produits longue conservation plusieurs jours avant, puis réfrigérez les produits frais et préparez les légumes le jour prévu.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un repas d’agapè ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Donnez une date limite d’inscription située au moins 7 jours avant le repas pour pouvoir traiter les réponses, les besoins alimentaires et le plan de table.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un repas d’agapè ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée des participants pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, dresser les tables et mettre en place la décoration. Ajoutez du temps si la salle ou le matériel doit être vérifié sur place.
Quand préparer le menu et les courses pour un repas d’agapè ?: Définissez le menu après la clôture des inscriptions, idéalement 7 à 10 jours avant le repas. Faites les courses non périssables quelques jours à l’avance et achetez les produits frais suffisamment près du jour de l’événement pour préserver leur qualité.
Comment organiser les bénévoles pour un repas d’agapè ?: Répartissez les bénévoles au plus tard 5 à 7 jours avant le repas. Prévoyez des personnes pour la cuisine, l’installation, l’accueil, le déroulé liturgique et le rangement, avec un responsable identifié pour chaque groupe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.