Checklist voor een open dag bij het afvalbrengstation

Een open dag bij een afvalbrengstation vraagt meer voorbereiding dan alleen bezoekers uitnodigen. Leg eerst datum, openingstijden en het programma vast en werk daarna de bezoekersstroom, rondleidingen en veiligheid uit. Denk aan een duidelijke ontvangstbalie, afzethekken en bewegwijzering op het terrein. Controleer bovendien ruim vooraf of alle informatieborden, techniek, catering en materialen compleet zijn. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot de laatste controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Programma voor bezoekers opstellen
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Informatie voor bezoekers schrijven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verkeersplan voor bezoekers maken
2 personen
Parkeer- en looproutes bepalen
2 personen
Locatie op veiligheid controleren
2 personen
Rondleiders instrueren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen en boodschappen reserveren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Informatieborden controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Catering voorbereiden
3 personen
Terrein controleren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Afvalscheidingsspel klaarzetten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Veiligheidsmiddelen plaatsen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Briefing voor medewerkers geven
3 personen
Laatste terreincontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Informatie over afvalstromen geven
3 personen
Afvalscheidingsspel begeleiden
2 personen
Kinderen bij activiteiten begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie en borden verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opbergen
2 personen
Aanmeldingen en vragen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 4
Afzethekkenaantal 12
Pionnenaantal 20

Decoratie

Welkomstbanner
Informatiebannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30
Pennenaantal 30
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Apparatuur

Megafoon
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Mobiele opladersaantal 5
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Handmicrofoon
Fotocamera

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Voedselbakkenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Klembordenaantal 10
Stiftenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 15
Werkhandschoenenaantal 20
Zaklampenaantal 4
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsblokken en wijs per groep een rondleider aan. Zo voorkom je dat bezoekers tegelijk op smalle of drukke plekken van het terrein terechtkomen.
Maak het verkeersplan ruim vóór de uitnodigingen uitgaan. Leg parkeer- en looproutes vast en gebruik pionnen en afzethekken waar bezoekers niet zelfstandig mogen komen.
Controleer minstens één week vooraf de ontvangstbalie, naamkaartjes, informatiebanners en welkomstbanner. Regel ook pennen, plakband en tie-wraps; juist deze kleine bevestigingsmaterialen ontbreken vaak op de dag zelf.
Test laptops, tablets, megafoon en handmicrofoon op locatie. Leg mobiele opladers, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten klaar voordat partytenten en tafels worden opgebouwd.
Koel dranken pas nadat het aantal aanmeldingen is gecontroleerd en verzamel dieetwensen tijdig. Zet koffiezetapparaten, kopjes, glazen, borden en bestek op één centrale plek bij de catering.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een open dag bij een afvalbrengstation organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, programma en veiligheidsafspraken. Verstuur uitnodigingen en publiceer de open dag bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de datum.
Hoe plan je rondleidingen tijdens een open dag bij een afvalbrengstation?: Werk met vaste rondleidingen van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten en houd tussen groepen minstens 10 minuten ruimte. Plan per tijdsblok één rondleider en stem de maximale groepsgrootte af op de route en de veilige capaciteit van het terrein.
Wanneer maak je een verkeersplan voor een open dag?: Maak het verkeersplan uiterlijk 4 weken vooraf, zodat parkeerplaatsen, looproutes, afzethekken en pionnen nog tijdig geregeld kunnen worden. Controleer de volledige route opnieuw tijdens de terreincontrole in de laatste week.
Wat moet ik op de dag zelf controleren bij een open dag?: Controleer minimaal 2 uur vóór opening het terrein, de ontvangstbalie, bewegwijzering, rondleidingsmaterialen, techniek en catering. Test alle kabels en microfoons en zorg dat vrijwilligers en rondleiders vóór de eerste bezoekers zijn geïnstrueerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.