Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del punto limpio
Una jornada de puertas abiertas en un punto limpio necesita más que una fecha y algunas visitas guiadas. Hay que coordinar el recorrido de los visitantes, la seguridad, las inscripciones, el personal y el montaje del recinto. Esta checklist reúne 59 tareas y 54 materiales para avanzar en el orden correcto, desde la difusión inicial hasta la recepción y el desmontaje. También ayuda a detectar a tiempo los detalles que suelen quedarse para el último día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el horario
2 personas
Preparar el programa para los visitantes
2 personas
Planificar las visitas guiadas
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Redactar información para los visitantes
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar un plan de tráfico para los visitantes
2 personas
Definir rutas de aparcamiento y peatonales
2 personas
Comprobar la seguridad del lugar
2 personas
Instruir a los guías
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Reservar entregas y compras
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Comprobar los paneles informativos
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Preparar el catering
3 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas de información
3 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Preparar juego de separación de residuos
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Colocar los equipos de seguridad
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
Dar briefing al personal
3 personas
Realizar la revisión final del recinto
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
2 personas
Guiar visitas
3 personas
Dar información sobre los flujos de residuos
3 personas
Guiar el juego de separación de residuos
2 personas
Acompañar a los niños durante las actividades
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger el catering
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración y los platos
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el catering sobrante
2 personas
Gestionar inscripciones y preguntas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Mostrador de recepción
- Mesas altascant. 4
- Vallas de separacióncant. 12
- Conoscant. 20
Decoración
- Banner de bienvenida
- Banners informativoscant. 6
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Bolígrafoscant. 30
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
Equipo
- Megáfono
- Portátilescant. 2
- Tabletscant. 3
- Cargadores móvilescant. 5
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Micrófono de mano
- Cámara de fotos
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 6
- Bandejas de comidacant. 8
- Acumuladores de fríocant. 20
- Portapapelescant. 10
- Rotuladorescant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobascant. 3
- Recogedores de basuracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobas de manocant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Chalecos reflectantescant. 15
- Guantes de trabajocant. 20
- Linternascant. 4
- Extintorescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y el programa con varias semanas de margen. Calcula la duración de cada visita guiada y deja al menos 15 minutos entre grupos para evitar cruces en las rutas.
- No publiques la invitación sin definir antes el sistema de inscripción. Pide el número de asistentes y sus preferencias dietéticas; así puedes ajustar el catering y preparar las tarjetas de nombre sin improvisar.
- Dibuja las rutas de aparcamiento y peatonales antes de montar el recinto. Coloca conos y vallas de separación en los puntos de riesgo, y revisa que los recorridos sean claros para visitantes y guías.
- Instruye a los guías y asigna voluntarios con funciones concretas: recepción, control de grupos, orientación y apoyo técnico. Comprueba también con antelación el megáfono, el micrófono, los portátiles, las tablets y sus cargadores.
- Reserva las entregas y compras con tiempo suficiente para enfriar las bebidas y preparar el catering. El día anterior reúne cables, regletas, alargadores y alfombrillas para cables; así el montaje de carpas, mesas y recepción no se retrasa por un accesorio olvidado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un punto limpio?
- Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Deja las invitaciones y la publicación en línea listas con 3 o 4 semanas de margen, y confirma compras, entregas y personal durante la última semana.
- ¿Cuánto debe durar una visita guiada al punto limpio?
- Reserva entre 30 y 45 minutos por recorrido, según el tamaño del recinto y las paradas del programa. Añade 15 minutos entre grupos para que los visitantes salgan antes de iniciar la siguiente visita.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Reúne los materiales, comprueba los paneles informativos y revisa los equipos eléctricos el día anterior. También puedes enfriar las bebidas, preparar las tarjetas de nombre y dejar definido el montaje de carpas, mesas y recepción.
- ¿Cómo organizar la seguridad durante la jornada de puertas abiertas?
- Haz una inspección completa del recinto antes de abrir y separa las zonas de paso con vallas y conos. Asigna al menos una persona responsable de cada grupo y explica a los guías las rutas, los puntos de riesgo y el procedimiento de atención a visitantes.
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