Checklist pour organiser une journée portes ouvertes de déchèterie

Une journée portes ouvertes de déchèterie demande plus qu’un accueil et quelques visites guidées. Il faut organiser les flux de visiteurs, sécuriser les zones de circulation et préparer les équipes qui expliqueront le fonctionnement du site. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des horaires et invitations jusqu’au contrôle final. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, câbles, signalétique et boissons à refroidir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Établir le programme pour les visiteurs
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Rédiger les informations pour les visiteurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le plan de circulation pour les visiteurs
2 personnes
Définir les itinéraires de stationnement et de circulation à pied
2 personnes
Vérifier la sécurité du lieu
2 personnes
Briefer les guides
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réserver les livraisons et les courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier les panneaux d'information
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer le service traiteur
3 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables d’information
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Installer le jeu de tri des déchets
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Installer les équipements de sécurité
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Donner le briefing aux collaborateurs
3 personnes
Effectuer la dernière inspection du site
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Donner des informations sur les flux de déchets
3 personnes
Encadrer le jeu de tri des déchets
2 personnes
Encadrer les enfants pendant les activités
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Enlever la décoration et les assiettes
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le catering restant
2 personnes
Gérer les inscriptions et les questions
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Accueil
Tables hautesqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 20

Décoration

Bannière de bienvenue
Bannières d’informationqté 6
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Équipement

Mégaphone
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Chargeurs mobilesqté 5
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Microphone à main
Appareil photo

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 6
Bacs alimentairesqté 8
Pains de glaceqté 20
Presse-papiersqté 10
Marqueursqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaisqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 15
Gants de travailqté 20
Lampes de pocheqté 4
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires avant de préparer les invitations et prévoyez les créneaux des visites guidées séparément. Les visiteurs doivent savoir s’ils peuvent arriver librement ou s’inscrire à une heure précise.
Préparez le plan de circulation au moins une semaine avant l’ouverture. Indiquez clairement le stationnement, les itinéraires à pied et les zones interdites avec des barrières et des cônes.
Briefez les guides et répartissez les bénévoles avant le jour J. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne pour orienter les visiteurs et un responsable joignable en cas de problème.
Testez la signalétique, le microphone, le mégaphone et les équipements informatiques la veille. Chargez les tablettes et ordinateurs, puis sécurisez les rallonges avec des passe-câbles pour éviter les chutes.
Ne gardez pas les boissons, le service traiteur et les besoins alimentaires pour le dernier moment. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et vérifiez le nombre de participants inscrits avant de finaliser les quantités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes de déchèterie ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les horaires, le programme, les visites guidées, les invitations et le plan de circulation doivent être définis avant l’ouverture des inscriptions.
Comment organiser les visites guidées d’une déchèterie ?: Prévoyez des créneaux de 30 à 45 minutes et limitez la taille de chaque groupe selon la capacité des zones traversées. Communiquez les horaires dans les invitations et confirmez les inscriptions quelques jours avant l’événement.
Que faut-il prévoir pour la sécurité des visiteurs ?: Contrôlez le site avant l’événement et séparez les visiteurs des zones de circulation des véhicules. Installez les barrières, cônes et panneaux au moins 1 heure avant l’ouverture, puis faites un dernier tour avec un responsable.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer l’accueil ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour monter les tentes, placer les tables et les chaises, installer le comptoir d’accueil et vérifier la signalétique. Gardez ensuite 30 minutes pour les derniers ajustements.

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