Zo organiseer je een afstudeerborrel zonder last-minute stress

Begin met de gastenlijst en werk daarna in vaste volgorde naar catering, programma en inrichting toe. Bij een afstudeerborrel lopen vooral dieetwensen, drankkoeling en techniek snel achter op de planning. Leg uiterlijk een week vooraf vast wie komt en wat er wordt uitgesproken; controleer twee dagen eerder de weersverwachting en haal verse producten pas op de dag zelf. Zo blijft er op het laatste moment alleen nog opbouwen, testen en ontvangen over.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitieve gastenlijst maken
5
Reserveringen maken
6
Cateringbestelling plaatsen
7
Muziek samenstellen
8
Programma afstemmen
2 personen
9
Toespraak voorbereiden
10
Weersverwachting controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Verse producten ophalen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Dieetopties apart zetten
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
2 personen
18
Buffet inrichten
2 personen
19
Drankentafel inrichten
2 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Geluidsinstallatie aansluiten
22
Muziek testen
23
Toilet controleren
24
Afvalpunten plaatsen

Event

25
Ontvangst gasten verzorgen
2 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Hapjes serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Buffet aanvullen
2 personen
30
Koffie en thee serveren
31
Dieetwensen controleren
32
Toespraak aankondigen
33
Toespraak begeleiden
34
Muziek en volume controleren
35
Laatste ronde serveren
2 personen
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
38
Versiering verwijderen
2 personen
39
Meubilair terugplaatsen
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
2 personen
43
Apparatuur opruimen
44
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Longdrinkglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Karaffenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Ballonnenpomp
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Kleefstripsaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweil en emmer
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen uiterlijk één week voor de borrel en vraag daarbij meteen naar dieetwensen. Zet vegetarische of andere aangepaste hapjes op aparte schalen en markeer ze duidelijk, zodat gasten niet hoeven te raden.
Bestel catering en reserveer tafels, stoelen en garderoberekken zodra de definitieve gastenlijst bekend is. Houd voor de opstelling minimaal 60 centimeter loopruimte rond buffet- en drankentafels vrij.
Koel dranken vanaf de avond ervoor en gebruik koelboxen of ijsblokjesbakken voor wat tijdens de borrel beschikbaar moet blijven. Zet water, glazen en karaffen op een eigen drankentafel, zodat het buffet niet opstopt.
Test bluetoothspeaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten komen. Controleer het geluidsniveau op de plek waar de toespraak wordt gehouden en leg een reserveoplossing klaar als de techniek uitvalt.
Plan de opbouw in deze volgorde: tafels en stoelen, buffet en drankentafel, versiering, techniek en ten slotte verse hapjes. Reserveer het laatste halfuur voor toiletcontrole, afvalpunten, muziek testen en de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een afstudeerborrel versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Geef een uiterste aanmelddatum die ongeveer 10 dagen vóór de borrel ligt, zodat je catering en reserveringen op tijd definitief maakt.
Hoeveel drank moet ik regelen voor een afstudeerborrel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Zet daarnaast per persoon minstens 0,5 liter water klaar en houd rekening met gasten die geen alcohol drinken.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de afstudeerborrel verzamelen?: Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit die inventarisatie uiterlijk 10 dagen vóór de borrel. Geef het definitieve aantal aangepaste porties vervolgens direct door aan de cateraar.
Hoe lang van tevoren moet ik de techniek testen?: Sluit speaker en microfoon minimaal 2 uur vóór ontvangst aan en test ze opnieuw nadat de ruimte is ingericht. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen, omdat tafels en stoelen de looproutes kunnen veranderen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.