Cómo organizar un cóctel de graduación sin improvisar

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha límite de respuesta 10 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar el catering y separar las opciones dietéticas.
• Cierra la lista definitiva de invitados entre 7 y 10 días antes. Cuenta por separado las necesidades alimentarias y calcula las bebidas para la duración completa del cóctel, no solo para la recepción.
• Reserva con antelación las mesas, sillas, percheros y equipo de sonido. Comprueba que haya suficientes enchufes, regletas y cables alargadores antes de decidir dónde colocar el buffet y el micrófono.
• Deja para el mismo día únicamente los productos frescos, los aperitivos, el enfriado de bebidas y el montaje final. Las bebidas necesitan varias horas de frío; no esperes a que lleguen los invitados para ponerlas en las neveras portátiles.
• Haz una prueba de música y micrófono antes de abrir la recepción. Reserva entre 15 y 20 minutos para el discurso y coloca las opciones dietéticas en una zona claramente identificada, con sus utensilios separados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un cóctel de graduación?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes, enviando las invitaciones y pidiendo presupuestos o disponibilidad. Deja cerrados los proveedores, el mobiliario y el programa al menos 10 días antes.

¿Cuándo hay que confirmar los invitados al cóctel de graduación?

Fija la fecha límite de confirmación unos 10 días antes del evento. La lista definitiva debe estar cerrada entre 7 y 10 días antes para poder ajustar el catering y las dietas.

¿Cuándo se deben enfriar las bebidas?

Pon las bebidas en las neveras portátiles entre 4 y 6 horas antes de la recepción, usando acumuladores de frío o hielo. Reserva una parte del espacio para reponer durante el cóctel.

¿Qué se prepara el mismo día del cóctel de graduación?

Ese día se recogen los productos frescos, se preparan los aperitivos, se separan las opciones dietéticas y se montan las mesas. Haz la prueba de sonido al menos 60 minutos antes de recibir a los invitados.

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