Zo organiseer je een afsluitingsbarbecue

Een afsluitingsbarbecue loopt soepel als je eerst het aantal gasten vastlegt en daarna pas menu, tenten en materiaal bepaalt. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen, reserveer partytenten op tijd en splits de boodschappen op in houdbaar, gekoeld en vers. Op de dag zelf draait alles om de volgorde: eerst locatie en stroom controleren, daarna tafels, barbecueplaatsen en buffet opbouwen. Houd ruimte voor koeling, bereiding en een veilige looproute tussen barbecue en buffet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Partytenten reserveren
5
Definitieve gastenlijst maken
6
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
7
Boodschappenlijst controleren
8
Houdbare boodschappen doen
2 personen
9
Dranken en ijs inkopen
2 personen
10
Verse boodschappen doen
2 personen
11
Vlees en groente marineren
2 personen
12
Salades voorbereiden
2 personen
13
Servies en materialen controleren
14
Weersverwachting controleren
15
Locatie en stroom controleren
2 personen
16
Partytenten opbouwen
4 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Barbecueplaatsen inrichten
2 personen
19
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Salades en sauzen klaarzetten
2 personen
23
Barbecues aansteken
2 personen
24
Welkomsttafel klaarzetten

Event

25
Gasten ontvangen
2 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Borrelhapjes serveren
2 personen
28
Vlees en groente grillen
3 personen
29
Buffet bijvullen
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
33
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

34
Restanten veilig verpakken
2 personen
35
Barbecues laten afkoelen
2 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
4 personen
39
Partytenten afbreken
4 personen
40
Materialen terugbrengen
2 personen
41
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Waterkoker
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Vleesthermometersaantal 2

Keuken

Aluminium grillschalenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Koelelementenaantal 16
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggetjeslijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Blikvanger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de definitieve gastenlijst voordat je hoeveelheden berekent. Tel vegetarische en andere dieetwensen apart, zodat je niet pas bij het buffet ontdekt dat een aangepast gerecht ontbreekt.
Plan houdbare boodschappen eerder dan vlees, salades en andere verse producten. Koop dranken en ijs zo dat alles direct gekoeld kan worden in koelboxen met koelelementen.
Reserveer partytenten zodra de datum vaststaat en controleer de weersverwachting opnieuw kort voor het evenement. Zet bij slecht weer niet alleen het buffet, maar ook de zitplaatsen onder een tent.
Begin op de dag zelf met locatie, stroom en barbecueplaatsen. Bouw daarna tafels, stoelen, buffettafels en het drankpunt op; zo voorkom je dat je later volle schalen en koelboxen moet verplaatsen.
Zet salades en sauzen pas klaar als de gasten bijna komen en houd vlees gekoeld tot het op de barbecue gaat. Gebruik vleesthermometers en leg gaar en rauw voedsel niet op dezelfde serveerschaal.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een afsluitingsbarbecue voor te bereiden?: Begin ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het reserveren van partytenten. Plan de definitieve boodschappen en de inrichting in de laatste week, en reserveer op de dag zelf minstens 2 uur voor de opbouw.
Wanneer moet ik de definitieve gastenlijst maken?: Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 7 dagen voor de barbecue. Dan kun je menu, hoeveelheden, servies, stoelen en dieetwensen nog zonder haast aanpassen.
Wanneer koop ik vlees, groente en ijs voor een barbecue?: Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf. Koop vlees en andere verse producten bij voorkeur 1 dag van tevoren; haal ijs op de dag zelf of maximaal enkele uren eerder, zodat het niet al grotendeels is gesmolten.
Hoe richt ik een afsluitingsbarbecue praktisch in?: Zet barbecueplaatsen op afstand van het buffet en de zitplaatsen, met een vrije looproute van minimaal 1 meter. Plaats het drankpunt apart van het buffet en houd gekoelde producten tot het serveren in koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.