Zo organiseer je een afscheidsfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; daarna kun je pas betrouwbaar rekenen aan catering, stoelen en servies. Verzamel dieetwensen en afscheidsboodschappen meteen met de aanmeldingen, zodat je programma en presentatie niet op het laatste moment ontstaan. Regel houdbare boodschappen en reserveringen eerder, en bewaar verse boodschappen, gekoelde dranken en de opbouw voor de laatste dagen. Test laptop, beamer, HDMI-kabel en speakers vóór de gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Cateringhoeveelheden bepalen
6
Benodigdheden controleren
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Afscheidsboodschappen verzamelen
2 personen
9
Muziek samenstellen
10
Foto's voor presentatie verzamelen
2 personen
11
Programma afstemmen
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Houdbare boodschappen doen
2 personen
14
Verse boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Versiering voorbereiden
2 personen
17
Presentatie klaarzetten

Event

18
Locatie openen
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Buffettafels inrichten
3 personen
21
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Fotowand inrichten
2 personen
24
Geluidsapparatuur testen
2 personen
25
Presentatie testen
2 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet aanvullen
3 personen
34
Toespraak aankondigen
35
Afscheidspresentatie afspelen
2 personen
36
Cadeau en kaart overhandigen
2 personen
37
Dessert serveren
3 personen
38
Laatste ronde aankondigen
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Eten en drinken opruimen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Versiering verwijderen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Apparatuur opruimen
2 personen
47
Overgebleven eten opslaan
2 personen
48
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 10

Servies

Bordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Drinkglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 10

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Fotowand
Fotolijstjesaantal 12
Led-kaarsenaantal 20
Welkomstbord

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Laptop
Beamer
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die lijst om aantallen voor catering, stoelen, glazen en dieetwensen vast te leggen.
Plan de inhoud van het afscheid minstens 10 dagen vooraf. Verzamel boodschappen en foto’s centraal en controleer of de presentatie op de laptop opent voordat je de beamer aansluit.
Doe houdbare boodschappen en controleer servies, bestek, serveerschalen en tafelkleden 3 tot 5 dagen vooraf. Haal verse producten pas 1 dag van tevoren, zodat ze niet onnodig lang bewaard worden.
Maak voor de opbouw een tijdblok van minimaal 2 uur. Zet eerst tafels, stoelen en buffettafels neer, richt daarna het buffet en de fotowand in en hang pas als laatste de versiering op.
Test geluidsapparatuur en presentatie uiterlijk 30 minuten vóór ontvangst van de gasten. Leg een HDMI-kabel, verlengsnoer en opladers klaar en controleer het geluid vanaf de plek waar de gasten zitten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een afscheidsfeest organiseren?: Start bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Rond catering, programma en techniek uiterlijk 7 dagen voor het feest af.
Hoeveel drank heb je nodig voor een afscheidsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet naast alcohol ook water en frisdrank klaar en koel de dranken uiterlijk de dag ervoor.
Wanneer moet je de presentatie voor een afscheidsfeest maken?: Verzamel foto’s en afscheidsboodschappen minimaal 10 dagen vooraf en maak daarna de presentatie. Test laptop, beamer en geluid nogmaals op de locatie, uiterlijk 30 minuten vóór aanvang.
Hoeveel tijd heb je nodig om een afscheidsfeest op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, versiering en fotowand. Plan daarnaast 30 minuten voor de technische test en houd een kwartier vrij voor kleine correcties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.