Cómo organizar una fiesta de despedida sin olvidos
Una fiesta de despedida funciona mejor cuando la organizas en este orden: primero fecha, lugar e invitados; después comida, bebidas y reservas; al final, montaje y programa. Las preferencias dietéticas, los mensajes de despedida y las fotos para la presentación suelen llegar tarde, así que conviene pedirlos desde el principio. También tendrás que probar el sonido y el proyector antes de que lleguen los invitados. Este plan te ayuda a repartir el trabajo y a saber qué debe estar listo en cada momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Determinar las cantidades del catering
- 6
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
- 7
Hacer reservas
- 8
Recoger mensajes de despedida
2 personas
- 9
Seleccionar la música
- 10
Recopilar fotos para la presentación
2 personas
- 11
Ajustar el programa
2 personas
- 12
Comprobar la lista de la compra
- 13
Comprar productos no perecederos
2 personas
- 14
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Preparar la decoración
2 personas
- 17
Preparar la presentación
Evento
- 18
Abrir la ubicación
2 personas
- 19
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 20
Montar mesas de buffet
3 personas
- 21
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 22
Colgar la decoración
3 personas
- 23
Montar el photocall
2 personas
- 24
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 25
Probar la presentación
2 personas
- 26
Preparar café y té
2 personas
- 27
Preparar aperitivos
4 personas
- 28
Preparar la mesa de recepción
2 personas
- 29
Recibir a los invitados
3 personas
- 30
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 31
Servir aperitivos
3 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Reponer el bufé
3 personas
- 34
Anunciar el discurso
- 35
Reproducir la presentación de despedida
2 personas
- 36
Entregar el regalo y la tarjeta
2 personas
- 37
Servir el postre
3 personas
- 38
Anunciar la última ronda
- 39
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 40
Recoger comida y bebida
3 personas
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Lavar la vajilla
3 personas
- 43
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 44
Retirar la decoración
2 personas
- 45
Limpiar el lugar
3 personas
- 46
Recoger el equipo
2 personas
- 47
Guardar la comida sobrante
2 personas
- 48
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
- Mesas altascant. 4
- Mantelcant. 10
Vajilla
- Platoscant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Vasoscant. 70
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 10
- Cubiertos de serviciocant. 10
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Photowall
- Marcos de fotoscant. 12
- Velas LEDcant. 20
- Cartel de bienvenida
Equipo
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Portátil
- Proyector
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Regletascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de enviar las invitaciones. Pide la confirmación de asistencia con una fecha límite de 7 días y pregunta en el mismo formulario por alergias, dietas y necesidades especiales.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones definitivas, no de una estimación inicial. Añade aproximadamente un 10 % de margen y separa con claridad las opciones para personas con alergias o dietas específicas.
- Compra los productos no perecederos entre 5 y 7 días antes y deja los frescos para las últimas 24-48 horas. Enfría las bebidas con varias horas de antelación: las neveras portátiles y las cubiteras necesitan tiempo para mantenerlas frías.
- Recoge los mensajes de despedida y las fotos al menos 5 días antes. Así puedes preparar la presentación sin perseguir a los invitados el mismo día y detectar a tiempo archivos que no se abren.
- Reserva una hora y media para abrir el lugar y montar mesas, buffet, decoración y photocall. Prueba los altavoces, el portátil, el proyector y el cable HDMI antes de empezar; una prueba de 10 minutos evita improvisaciones durante los discursos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de despedida?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, invitados y reservas. Deja cerrados el catering, las preferencias dietéticas y el programa como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo envío las invitaciones para una fiesta de despedida?
- Envíalas unas 3 semanas antes y fija una fecha límite de respuesta 7 días antes del evento. Ese margen permite calcular el catering, preparar las mesas y comprar las cantidades correctas.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una fiesta de despedida?
- Calcula el catering según el número final de asistentes y añade un 10 % de margen. Para las bebidas, cuenta 2 o 3 por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración y el tipo de celebración.
- ¿Cuándo preparo la presentación de fotos y mensajes?
- Recoge fotos y mensajes hasta 5 días antes y prepara la presentación durante los 2 o 3 días siguientes. Haz una prueba completa del proyector, el portátil y el sonido al menos un día antes.
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