Abseildag organiseren: checklist voor een veilige dag

Een abseildag vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en klimuitrusting. Je regelt gecertificeerde begeleiding, toestemming, verzekeringen, deelnemersinformatie en een plan voor slecht weer. Daarna controleer je elk onderdeel van de uitrusting, deel je deelnemers logisch in en leg je per groep materiaal klaar. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reservering tot de veiligheidscontrole op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Abseillocatie reserveren
Gecertificeerde begeleiders vastleggen
2 personen
Verzekering en toestemming controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers en noodcontacten controleren
2 personen
Deelnemers in groepen indelen
2 personen
Weersverwachting en alternatief controleren
Abseilprogramma en tijden uitwerken
2 personen
Nood- en evacuatieplan opstellen
2 personen
Parkeer- en route-informatie versturen
Abseiluitrusting inventariseren
2 personen
Uitrusting op veiligheid controleren
3 personen
Ontbrekende materialen reserveren
Boodschappen doen
3 personen
Eten en drinken voorbereiden
3 personen
Radios en telefoons opladen
EHBO-set controleren
Materiaal per groep inpakken
4 personen
Locatie en aanrijroute inspecteren
3 personen
Veilige abseilpunten controleren
3 personen
Tafels en tenten opstellen
4 personen
Abseilmaterialen klaarleggen
4 personen
Registratie- en briefingplek inrichten
2 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
Route en veiligheidszone afzetten
4 personen

Event

Deelnemers ontvangen en registreren
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
4 personen
Uitrusting passen en controleren
5 personen
Abseilgroepen begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondeten serveren
4 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Laatste abseilronde begeleiden
6 personen
Deelnemers veilig uitchecken
3 personen

Nazorg

Abseiluitrusting verzamelen
5 personen
Materiaal op schade controleren
3 personen
Locatie schoon en leeg opleveren
6 personen
Afwas en keukenmateriaal reinigen
3 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Bankenaantal 6
Stoelenaantal 36
Klaptafel registratie

Sportmateriaal

Klimgordelsaantal 35
Klimhelmenaantal 35
Abseilafdaalapparatenaantal 8
Klimtouwenaantal 4
Veiligheidslijnenaantal 8
Karabinersaantal 40
Ankerbandenaantal 12
Touwzakkenaantal 4
Abseilhandschoenenaantal 35
Valbeveiligingsmattenaantal 4
Afzetpionnenaantal 20

Veiligheid

EHBO-kofferaantal 2
Reddingsdekenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 8
Zaklampenaantal 8
Fluitjesaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 8
Gasbrandersaantal 2

Keuken

Grote kookpannenaantal 2
Pollepelsaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 45
Herbruikbare bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Soepkommenaantal 40
Schenkkanaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de abseillocatie en gecertificeerde begeleiders vroeg; controleer daarna meteen welke verzekering, toestemming en veiligheidsdocumenten nodig zijn. Wacht niet tot de week van het evenement met toestemmingsformulieren.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen vooraf. Controleer namen, noodcontacten, dieetwensen en toestemmingsformulieren en deel de deelnemers daarna in groepen in, zodat de begeleiders weten met wie ze werken.
Maak naast het abseilprogramma een concreet nood- en evacuatieplan. Noteer verzamelpunten, aanrijroute en bereikbare telefoonnummers; laad portofoons, telefoons en powerbanks de dag ervoor volledig op.
Controleer klimgordels, helmen, touwen, afdaalapparaten, veiligheidslijnen, karabiners en ankerbanden afzonderlijk op slijtage en werking. Reserveer ontbrekend materiaal op tijd en pak de uitrusting per groep in, zodat je op locatie niets hoeft te sorteren.
Plan eten en drinken rond het programma en niet alleen aan het einde. Zet partytent, tafels en registratie klaar, controleer de EHBO-koffer en leg afzetpionnen, veiligheidsvesten en valbeveiligingsmatten klaar vóór de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een abseildag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, gecertificeerde begeleiders en verzekeringscontrole. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je minimaal 1 week voor de dag de deelnemers, noodcontacten en toestemmingsformulieren kunt controleren.
Wat moet ik de dag voor een abseildag controleren?: Controleer het weer en het alternatieve programma, laad alle portofoons en telefoons op en pak het materiaal per groep in. Loop ook de deelnemerslijst, noodcontacten, EHBO-koffer en route-informatie nog één keer na.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een abseildag?: Dat hangt af van de locatie, het aantal abseilpunten en de eisen van de aanbieder. Laat de gecertificeerde begeleider vóór de uitnodigingen bevestigen hoeveel deelnemers per begeleider en per groep veilig zijn.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een abseildag?: Leg vóór de uitnodigingen vast bij welke weersomstandigheden het programma wordt aangepast of uitgesteld. Controleer de verwachting opnieuw 48 uur en op de ochtend zelf en stuur deelnemers direct de route naar het alternatief of de annuleringsinformatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.