Checklist voor een 40-jarig jubileum organiseren

Een 40-jarig jubileum vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst de gasten en locatie, daarna eten, presentatie en inrichting. Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en bestel de taart op tijd. Controleer vooraf of je genoeg stoelen, servies, glaswerk en koeling hebt. Op de dag zelf werk je van opbouw naar ontvangst: tafels en stoelen plaatsen, buffet en dranktafel inrichten, techniek testen en pas daarna de laatste versiering ophangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Taart bestellen
Extra stoelen regelen
Muziek samenstellen
Foto's voor presentatie verzamelen
Presentatie voorbereiden
Programma afdrukken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Taart en gebak ophalen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en glaswerk controleren
Buffet voorbereiden
3 personen
Salades en hapjes klaarmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Welkomsttafel inrichten
Laatste schoonmaak uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
Foto's maken
Muziek verzorgen
Servies afwassen
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Meubilair opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Tafelkleedtafelsaantal 6
Statafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 50
Gebaksbordenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 55
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Taartmes

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Speakersaantal 2
Laptop
Beamer
Verlengkabelsaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Ballonnenboog
Slingersaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 8
Cijfers 40
Fotolijstjesaantal 10
Naamkaartjesaantal 50
Wenskaartenbox

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afvalzakhoudersaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor het jubileum. Zo kun je boodschappen, salades en hapjes nog aanpassen voordat je gaat inkopen.
Plan de presentatie niet pas op de feestdag: verzamel foto’s en test laptop, beamer, speakers en verlengkabels minimaal 3 dagen vooraf. Open de presentatie ook eenmaal op de gebruikte laptop.
Zet dranken enkele uren voor de start koud en verdeel ze over koelboxen of de dranktafel. Houd water apart en controleer of er genoeg waterglazen, wijnglazen en serveerbestek klaarstaan.
Tel stoelen, borden, kopjes en bestek op basis van het definitieve aantal gasten plus 10 procent reserve. Extra stoelen en ontbrekend servies zijn op de dag zelf lastig nog te regelen.
Maak op de dag zelf eerst de tafels, stoelen, het buffet en de dranktafel in orde. Test daarna licht en muziek; leg het programma bij de welkomsttafel voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 40-jarig jubileum organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en locatie. Bestel de taart en regel extra stoelen bij voorkeur uiterlijk 2 weken voor het jubileum.
Wanneer stuur ik uitnodigingen voor een 40-jarig jubileum?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk 2 weken voor de feestdatum, zodat je dieetwensen, stoelen, eten en drinken kunt vastleggen.
Hoeveel stoelen en servies heb ik nodig voor een jubileum?: Reken per aangemelde gast op 1 stoel, 1 dinerbord, 1 gebaksbord en 1 bestekset. Neem 10 procent reserve; bij 40 gasten betekent dat bijvoorbeeld 44 stoelen en 44 sets servies.
Wanneer moet ik de presentatie voor het jubileum testen?: Test laptop, beamer, speakers en verlengkabels minimaal 3 dagen vooraf. Doe op de feestdag nog een korte controle voordat de gasten worden ontvangen, zodat beeld en geluid werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.