Checkliste für ein 40-jähriges Jubiläum

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen früh genug, um Anmeldungen und Diätwünsche noch vor der Bestellung von Kuchen und Gebäck auszuwerten. Plane die endgültige Gästezahl spätestens einige Tage vor dem Jubiläum ein.
• Bereite die Präsentation nicht erst am Veranstaltungstag vor. Sammle Fotos, teste Laptop, Beamer und Lautsprecher gemeinsam und lege das Programm anschließend in ausreichender Zahl zum Ausdrucken bereit.
• Plane Sitzplätze und Buffet getrennt: Tische und Stühle für die Gäste, zusätzliche Buffettafeln für Speisen und eine eigene Getränkefläche. So bleiben Teller, Gläser und Servierbesteck auch bei 40 Gästen erreichbar.
• Stelle Getränke rechtzeitig kalt und prüfe das Geschirr nach Kategorien: Dinner- und Kuchenteller, Kaffeetassen, Wasser- und Weingläser sowie Besteck. Fehlende Teile werden am Vorabend deutlich leichter ersetzt als kurz vor dem Empfang.
• Teste Licht und Musik, bevor die Gäste eintreffen, einschließlich Lautsprechern, Lichterketten, LED-Lampen und Verlängerungskabeln. Richte außerdem die Begrüßungsfläche und den Kuchenbereich so ein, dass niemand beim Ankommen durch das Buffet laufen muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man die Einladungen zum 40-jährigen Jubiläum verschicken?

Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Bitte um eine Rückmeldung bis etwa 2 Wochen vor dem Termin, damit du Sitzplätze, Kuchen, Getränke und Diätwünsche verlässlich planen kannst.

Wie viele Getränke braucht man für ein 40-jähriges Jubiläum?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser bereit und kühle die Getränke spätestens am Vortag, wenn die Kühlmöglichkeiten begrenzt sind.

Wann sollte man die Präsentation für das Jubiläum fertigstellen?

Die Präsentation sollte mindestens 3 Tage vorher fertig sein. Teste am Vorabend Laptop, Beamer, Lautsprecher und Verlängerungskabel noch einmal gemeinsam, statt nur die einzelnen Geräte einzuschalten.

Was muss am Tag des 40-jährigen Jubiläums zuerst erledigt werden?

Beginne mit Raumaufbau und Technik, danach folgen Dekoration, Buffet, Getränketisch und Empfangsbereich. Plane mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste für Aufbau, letzte Reinigung und einen vollständigen Funktionstest ein.