Checklist pour organiser un voyage de congrès
Un voyage de congrès demande de coordonner les participants, le transport, l’hébergement et le déroulement sur place. Commence par cadrer le public et les inscriptions, puis réserve les trajets et les chambres avant de finaliser le programme. Les dernières vérifications concernent les données des participants, les besoins alimentaires, les documents de voyage et le matériel technique. Cette checklist de 59 tâches suit l’ordre pratique de préparation, jusqu’au tri des badges et à l’emballage.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le public cible du congrès
2 personnes
Établir la liste des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Comparer les options de voyage
2 personnes
Réserver le transport
Gérer l’inscription au congrès
Réserver des chambres d’hôtel
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données des participants
2 personnes
Confirmer les participants définitifs
Rassembler le programme
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Vérifier l’itinéraire
Répartir les participants
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Concevoir les badges
Imprimer les supports du congrès
2 personnes
Envoyer la lettre aux participants
Transmettre les besoins alimentaires
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les documents de voyage
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Trier les badges
Événement
Vérifier le point de départ
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Charger les bagages et le matériel
4 personnes
Expliquer l’itinéraire
Se rendre au lieu du congrès
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges du congrès
2 personnes
Distribuer le matériel du congrès
2 personnes
Présenter le programme
Aménager l’espace réseau
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Animer le programme de réseautage
2 personnes
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Accompagner les participants jusqu’au point de départ
3 personnes
Charger les bagages et le matériel
4 personnes
Accompagner le retour
2 personnes
Aider les participants à descendre en toute sécurité
3 personnes
Suivi
Récupérer les objets oubliés
2 personnes
Décharger le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Laisser le lieu propre
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les notes de frais
Vérifier les factures
Envoyer un message de remerciement aux participants
Partager les photos du congrès
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 4
- Chaises pliantesqté 24
- Portant à vêtements
- Cintresqté 30
- Glacièresqté 3
- Caisses de transportqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 24
- Verresqté 30
- Verres à eauqté 30
- Assiettesqté 30
- Couvertsqté 30
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Écran de présentation
- Câble HDMIqté 2
- Kit d’adaptateurs HDMI
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 4
- Câbles de rechargeqté 6
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Pointeur laser
- Support pour ordinateur portableqté 2
Décoration
- Porte-nomsqté 24
- Nappesqté 4
- Bannière de congrès
- Panneaux directionnelsqté 6
Bureau
- Dossiers de congrèsqté 24
- Blocs-notesqté 30
- Stylos à billeqté 36
- Porte-badgesqté 24
- Lanyardsqté 24
- Papier d’impression
- Ruban adhésifqté 3
- Ciseauxqté 2
- Marqueursqté 2
- Badges nominatifsqté 6
Articles de voyage
- Dossiers de documents de voyageqté 4
- Étiquettes de bagagesqté 24
- Parapluiesqté 6
- Gilets réfléchissantsqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balayette et pelle
- Chiffons microfibresqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Ouvre les inscriptions assez tôt pour recueillir le nom complet, les coordonnées, les besoins alimentaires et un contact d’urgence pour chaque participant. Prévois une date limite au moins 3 semaines avant le départ afin de pouvoir confirmer les effectifs.
- Ne réserve pas uniquement le transport : vérifie aussi l’itinéraire complet, les horaires d’arrivée et la répartition des participants. Une vérification finale 7 jours avant le départ permet de repérer les changements ou les données manquantes.
- Réserve les chambres dès que la liste prévisionnelle est connue, puis confirme le nombre définitif après la clôture des inscriptions. Garde une répartition claire par participant et transmets les besoins alimentaires avant le départ.
- Prépare les supports du congrès au moins 5 jours à l’avance : badges, dossiers, blocs-notes, stylos, programme et informations sur les intervenants. Trie les badges par ordre d’arrivée ou par groupe pour réduire l’attente à l’accueil.
- Teste l’ordinateur portable, l’écran, le câble HDMI, les adaptateurs, le microphone et les enceintes avant l’installation. Emporte au moins une rallonge, une multiprise, des câbles de recharge et des batteries externes : ce sont des éléments souvent oubliés au dernier moment.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un voyage de congrès ?
- Commence idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Les premières étapes sont la définition du public, la liste des participants, les invitations, les options de voyage et les chambres d’hôtel.
- Quand fermer les inscriptions pour un voyage de congrès ?
- Ferme les inscriptions au moins 3 semaines avant le départ. Ce délai laisse le temps de vérifier les données, confirmer les participants, ajuster les chambres et transmettre les besoins alimentaires.
- Que faut-il vérifier avant le départ d’un congrès ?
- Vérifie l’itinéraire, les documents de voyage, les contacts d’urgence et la répartition des participants. Fais aussi un contrôle du matériel technique et emballe les supports au plus tard 5 jours avant le départ.
- Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?
- Prévois environ 10 à 15 minutes par groupe de 20 participants si les badges sont déjà triés. Ajoute une marge de 30 minutes pour les arrivées tardives, les questions et les modifications de dernière minute.
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